Ena od njih je spretnost Tabela, ki je zmogljivo orodje za prikazovanje in upravljanje zapisov v zbirki podatkov.
Glede na število stolpcev, ki jih nastavimo v konfiguraciji, lahko tabela prikaže le del informacij ali vse informacije o razpoložljivih zapisih. To pomeni, da ima lahko naša tabela le dve ali tri polja (stolpce) ali pa na desetine polj z informacijami za vsak zapis.
Tabela lahko vsebuje tudi gumb Akcije ob vsakem zapisu, ki omogoča upravljanje podatkov neposredno iz tabele. Možnosti je veliko in so odvisne od tega, kaj si lahko zamislite; na tem mestu z vami delimo nekaj zamisli o možnih akcijah, ki jih lahko konfigurirate.
1 Urejanje zapisa v obrazcu:*
Če gumbu za dejanja v tabeli dodate možnost "Uredi", bo sistem uporabnika ob kliku nanjo preusmeril na obrazec, v katerem bodo prikazani vsi podatki izbranega zapisa. V tem obrazcu je mogoče po potrebi spremeniti eno ali več polj s podatki. Ta funkcija je uporabna za natančno in organizirano posodabljanje podatkov.
2 Prenesite datoteko, povezano z registracijo:
Druga možnost je, da lahko uporabnik odpre ali prenese datoteke, ki so povezane z določenim zapisom. To lahko storite z dejanjem "Povezava". Če zapis vsebuje povezavo do datoteke, lahko s tem dejanjem dostopate do datoteke neposredno iz tabele, kar olajša upravljanje povezanih dokumentov in virov.
3 Vrnitev v prejšnje stanje: *
Možnost vrnitve zapisa v prejšnje stanje je uporabna, kadar je treba postopek ponovno izvesti in podatke ponovno analizirati. To dejanje je mogoče z ustrezno konfiguracijo AOD (Automata OnDemand), ki na primer v zbirki podatkov poišče datum spremembe stanja ali določeno vrednost v polju, da se obnovi prejšnje stanje zapisa in tako olajša upravljanje in popravljanje podatkov.
Na ta način se lahko preprosta tabela spremeni v zelo produktiven instrument za upravljanje zapisov, ki zagotavlja veliko prilagodljivost pri vizualizaciji, spreminjanju in ravnanju z informacijami v podatkovnih zbirkah.
Oglejmo si te zamisli v praksi:
Predpostavimo, da naše podjetje upravlja veliko število projektov. V naši zbirki podatkov ima vsak projekt zapis s podatki, kot so ime projekta, odgovorna oseba, datum začetka, trenutno stanje in povezani dokumenti, kot so pogodbe in poročila.
1. Uredite zapis v obrazcu:
Če se odgovorna oseba za projekt spremeni, lahko izberemo zapis o projektu, kliknemo "uredi" in posodobimo polje odgovorne osebe v obrazcu. S tem zagotovimo, da so informacije vedno posodobljene in pravilne.
2. Prenesite datoteko, povezano z registracijo:
Če želimo pregledati pogodbo o projektu, lahko v preglednici poiščemo zapis o projektu in uporabimo možnost za prenos povezane datoteke. To nam omogoča hiter dostop do potrebnega dokumenta, ne da bi ga morali ročno iskati v različnih mapah.
3. Vrnitev v prejšnje stanje:
Če se mora projekt iz nekega razloga vrniti v prejšnjo fazo, lahko uporabimo akcijo vrnitve v prejšnje stanje. ODA, ki smo ga konfigurirali v ta namen, bo poizvedoval po zbirki podatkov v skladu s parametri, ki smo mu jih podali, in spremenil zapis ter ga vrnil v prejšnje stanje. To olajša upravljanje procesa in zagotavlja, da so vse informacije usklajene z novim stanjem projekta.
Ti primeri kažejo, kako lahko tabele poenostavijo in izboljšajo upravljanje zapisov v podatkovni zbirki ter tako povečajo učinkovitost in organiziranost vsakodnevnih dejavnosti.
Ne pozabite, da se lahko udeležite tedenskih laboratorijev MasterBase®, kjer lahko postavite vprašanja o konfiguraciji skupini strokovnjakov.
