En av dem er Table-ferdigheten, som er et kraftig verktøy for både visning og administrasjon av poster i en database.
Avhengig av hvor mange kolonner vi angir i konfigurasjonen, kan en tabell vise bare en del av informasjonen eller all informasjonen i de tilgjengelige postene. Dette betyr at tabellen vår kan ha bare to eller tre felt (kolonner) eller dusinvis av informasjonsfelt for hver post.
En tabell kan også inneholde en Handlingsknapp ved siden av hver post, slik at du kan administrere dataene direkte fra tabellen. Mulighetene er mange og avhenger av hva du kan forestille deg; her gir vi deg noen ideer til mulige handlinger du kan konfigurere.
1 Redigere en post i et skjema:*
Hvis du legger til alternativet "Rediger" i knappen Handlinger i tabellen din, vil systemet omdirigere brukeren til et skjema som viser alle dataene i den valgte posten når han/hun klikker på den. I dette skjemaet er det mulig å endre ett eller flere informasjonsfelt etter behov. Denne funksjonen er nyttig for å oppdatere data på en nøyaktig og organisert måte.
2 Last ned en fil som er knyttet til registreringen:
En annen mulighet er å la brukeren åpne eller laste ned filer som er knyttet til en bestemt post. Dette kan du gjøre med handlingen "Link". Hvis en post inneholder en lenke til en fil, kan du bruke denne handlingen til å få tilgang til filen direkte fra tabellen, noe som gjør det enklere å administrere tilknyttede dokumenter og ressurser.
3 Gå tilbake til en tidligere tilstand:*
Muligheten til å tilbakestille en post til en tidligere tilstand er nyttig når en prosess skal kjøres på nytt og dataene analyseres på nytt. Denne handlingen er mulig gjennom riktig konfigurasjon av en AOD (Automata OnDemand), som for eksempel søker i databasen etter en dato for tilstandsendring eller en spesifikk verdi i et felt, for å gjenopprette den tidligere tilstanden til posten, og dermed gjøre det enklere å administrere og korrigere data.
På denne måten kan en enkel tabell forvandles til et svært produktivt verktøy for dokumenthåndtering, noe som gir stor fleksibilitet når det gjelder visualisering, endring og håndtering av informasjon i databaser.
La oss se på disse ideene i praksis:
Anta at selskapet vårt administrerer et stort antall prosjekter. I databasen vår har hvert prosjekt en post med informasjon som prosjektnavn, ansvarlig person, startdato, nåværende status og tilknyttede dokumenter som kontrakter og rapporter.
1. Rediger en post i et skjema:
Hvis den ansvarlige for et prosjekt endres, kan vi velge prosjektoppføringen, klikke på "rediger" og oppdatere feltet for ansvarlig person i skjemaet. På denne måten sikrer vi at informasjonen alltid er oppdatert og korrekt.
2. Last ned en fil som er knyttet til registreringen:
Hvis vi trenger å se gjennom prosjektkontrakten, kan vi søke etter prosjektoppføringen i tabellen og bruke alternativet for å laste ned den tilhørende filen. På denne måten får vi raskt tilgang til det ønskede dokumentet uten å måtte søke manuelt etter det i ulike mapper.
3. Gå tilbake til en tidligere tilstand:
Hvis et prosjekt av en eller annen grunn må gå tilbake til en tidligere fase, kan vi bruke handlingen Tilbake til tidligere tilstand. ODA-en vi har satt opp for dette formålet, vil søke i databasen i henhold til parameterne vi gir den, og endre posten slik at den går tilbake til sin tidligere status. Dette forenkler styringen av prosessen og sikrer at all informasjon er i tråd med prosjektets nye status.
Disse eksemplene viser hvordan tabeller kan forenkle og forbedre dokumenthåndteringen i en database og gjøre den daglige driften mer effektiv og organisert.
Ikke glem at du kan delta på ukentlige MasterBase® Labs, der du kan stille konfigurasjonsspørsmål til et ekspertpanel.
