Едно от тях е умението Таблица, което е мощен инструмент за показване и управление на записи в база данни.
В зависимост от броя на колоните, които задаваме в конфигурацията на таблицата, тя може да показва само част от информацията или цялата информация за наличните записи. Това означава, че нашата таблица може да има само две или три полета (колони) или десетки полета с информация за всеки запис.
Таблицата може също така да съдържа бутон "Действия" до всеки запис, който ви позволява да управлявате данните директно от таблицата. Възможностите са много и зависят от това, което сте в състояние да си представите; в това място споделяме с вас някои идеи за възможни действия, които да конфигурирате.
1 Редактиране на запис във формуляр:*
Ако добавите към бутона "Действия" на вашата таблица опцията "Редактиране", когато потребителят кликне върху нея, системата ще го пренасочи към формуляр, показващ всички данни на избрания запис. В тази форма е възможно да се променят едно или повече полета с информация според нуждите. Тази функция е полезна за актуализиране на данните по точен и организиран начин.
2 Изтеглете файла, свързан с регистрацията:
Друга възможност е да се позволи на потребителя да отваря или изтегля файлове, които са свързани с конкретен запис. Можете да направите това с действието "Връзка". Ако даден запис съдържа връзка към файл, можете да използвате това действие, за да получите достъп до файла директно от таблицата, което улеснява управлението на свързаните документи и ресурси.
3 Връщане към предишно състояние:*
Възможността за връщане на запис в предишно състояние е полезна, когато е необходимо даден процес да бъде изпълнен отново и данните да бъдат анализирани отново. Това действие е възможно чрез подходящо конфигуриране на AOD (Automata OnDemand), който например търси в базата данни дата на промяна на състоянието или конкретна стойност в поле, за да възстанови предишното състояние на записа, като по този начин улеснява управлението и коригирането на данните.
По този начин една обикновена таблица може да се превърне във високопродуктивен инструмент за управление на записи, осигуряващ голяма гъвкавост при визуализирането, модифицирането и обработката на информацията в базите данни.
Нека разгледаме тези идеи на практика:
Да предположим, че нашата компания управлява голям брой проекти. В нашата база данни за всеки проект има запис с информация, като например името на проекта, отговорното лице, началната дата, текущото състояние и свързаните с него документи, като например договори и доклади.
1. Редактиране на запис във формуляр:
Ако лицето, отговорно за даден проект, се промени, можем да изберем записа на проекта, да кликнем върху "редактиране" и да актуализираме полето за отговорно лице във формуляра. Това гарантира, че информацията е винаги актуална и правилна.
2. Изтеглете файла, свързан с регистрацията:
Ако трябва да прегледаме договора за проект, можем да потърсим записа за проекта в таблицата и да използваме опцията за изтегляне на свързания файл. Това ни позволява да получим бърз достъп до необходимия документ, без да се налага да го търсим ръчно в различни папки.
3. Връщане към предишно състояние:
Ако по някаква причина проектът трябва да се върне към предишна фаза, можем да използваме действието "Връщане към предишно състояние". ODA, която сме създали за тази цел, ще направи запитване към базата данни в съответствие с параметрите, които сме ѝ задали, и ще промени записа, като го върне в предишното му състояние. Това улеснява управлението на процеса и гарантира, че цялата информация е приведена в съответствие с новото състояние на проекта.
Тези примери показват как таблиците могат да опростят и подобрят управлението на записите в базата данни, като направят ежедневните операции по-ефективни и организирани.
Не забравяйте, че можете да присъствате на ежеседмичните лаборатории на MasterBase®, където можете да зададете въпросите си за конфигурацията на група експерти.
