Processautomatisering har blivit ett grundläggande verktyg för att effektivisera och optimera uppgifter inom olika områden av ett företag, och ekonomiavdelningen är inget undantag. I den här artikeln ska vi undersöka hur ett medelstort företag lyckades förändra sin ekonomihantering genom att införa automatisering i tre viktiga processer.
Process 1: Fakturering och inkasso
Före automatisering:
Företaget hade en manuell faktureringsprocess som tog mycket av ekonomiteamets tid i anspråk. Att utfärda fakturor, spåra betalningar och stämma av konton var en ständig utmaning. Detta ledde till förseningar i inkasseringen, svårigheter med intäktskontrollen och i slutändan en mindre effektiv ekonomisk förvaltning.
Utmaningar att automatisera:
Det största hindret var de många olika system som används för kundspårning och kontohantering. Att integrera dessa system på ett effektivt sätt var en stor teknisk utmaning.
Automationslösning:
Företaget införde ett integrerat system för ekonomisk förvaltning som möjliggjorde automatisk fakturautfärdande, betalningsspårning och effektiv kontoavstämning. Dessutom aktiverades automatiska betalningspåminnelser och en process för meddelande om förfallodatum upprättades.
Kvantitativ inverkan:
Automatiseringen av denna process minskade den tid som lades på fakturering och inkasso med 70%. Detta innebar en avkastning på investeringen på 35% under det första året efter implementeringen.
Process 2: Bankavstämning
Före automatisering:
Bankavstämning var en manuell, tråkig och felbenägen process. Det krävdes mycket hårt arbete för att jämföra bankuppgifter med företagets bokföringsuppgifter.
Utmaningar att automatisera:
Den största utmaningen var de olika format och bankplattformar som företaget använde. Att synkronisera och bearbeta denna information på ett automatiserat sätt var en stor teknisk utmaning.
Automationslösning:
Programvara för bankavstämning infördes som möjliggjorde automatisk import av kontoutdrag och jämförelse av dessa med bokföringen. Systemet identifierade och registrerade avvikelser automatiskt.
Kvantitativ inverkan:
Automatiseringen av bankavstämningen minskade den tid som lades på denna uppgift med 80%. Detta resulterade i en avkastning på investeringen på 45% under det första året.
Process 3: Finansiell rapportering
Före automatisering:
Finansiell rapportering innebar manuell insamling av data från olika källor. Denna process var känslig för fel och tog en betydande del av finansteamets tid i anspråk.
Utmaningar att automatisera:
Den största utmaningen var att integrera flera olika informationssystem, vart och ett med olika format och struktur.
Automationslösning:
Ett automatiskt finansiellt rapporteringssystem implementerades som extraherade data från olika källor och konsoliderade dem på ett automatiserat sätt. Rapporter kan schemaläggas för att genereras regelbundet.
Kvantitativ inverkan:
Automatiseringen av denna process minskade tiden för rapportering med 60%, med en avkastning på investeringen på 30% under det första året.
Sammanfattningsvis har processautomation inom ekonomiområdet visat sig vara en mycket lönsam investering för detta medelstora företag. Förbättringen av den operativa effektiviteten och minskningen av fel som beror på manuella uppgifter har haft en betydande inverkan på den finansiella förvaltningen.
För företag som är intresserade av att förändra sin finansiella verksamhet rekommenderar vi vår plattform för processautomatisering.
På MasterBase® har vi automater och vi är redo att hjälpa dig att optimera dina finansiella processer på ett enkelt, effektivt och billigt sätt.
