Procesų automatizavimas tapo pagrindine priemone, padedančia racionalizuoti ir optimizuoti užduotis įvairiose įmonės srityse, ne išimtis ir Finansų skyrius. Šiame straipsnyje nagrinėsime, kaip vidutinio dydžio įmonei pavyko pertvarkyti finansų valdymą, automatizavus tris pagrindinius procesus.
1 procesas: sąskaitų faktūrų išrašymas ir surinkimas
Prieš automatizavimą:
Įmonė susidūrė su rankiniu sąskaitų faktūrų išrašymo procesu, kuris užėmė daug finansų komandos laiko. Sąskaitų faktūrų išrašymas, mokėjimų stebėjimas ir sąskaitų derinimas buvo nuolatinis iššūkis. Dėl to vėluodavo surinkimas, kildavo sunkumų kontroliuojant pajamas ir galiausiai finansų valdymas buvo ne toks veiksmingas.
Automatizuotini iššūkiai:
Pagrindinė kliūtis buvo klientų stebėjimo ir paskyrų valdymo sistemų įvairovė. Efektyvus šių sistemų integravimas buvo didelis techninis iššūkis.
Automatizavimo sprendimas:
Įmonė įdiegė integruotą finansų valdymo sistemą, kuri leido automatiškai išrašyti sąskaitas faktūras, stebėti mokėjimus ir veiksmingai derinti sąskaitas. Be to, buvo įjungti automatiniai priminimai apie mokėjimus ir nustatytas pranešimo apie mokėjimo terminą procesas.
Kiekybinis poveikis:
Automatizavus šį procesą, sąskaitų išrašymui ir surinkimui sugaištama 70% mažiau laiko. Tai reiškia, kad per pirmuosius įgyvendinimo metus investicijos atsipirko 35%.
2 procesas: banko sutikrinimas
Prieš automatizavimą:
Banko sutikrinimas buvo rankinis, nuobodus ir klaidų reikalaujantis procesas. Norint palyginti banko įrašus su įmonės apskaitos duomenimis, reikėjo daug laiko.
Automatizuotini iššūkiai:
Pagrindinis iššūkis buvo nevienodi bendrovės naudojami formatai ir bankininkystės platformos. Pagrindinis techninis iššūkis buvo šios informacijos sinchronizavimas ir automatizuotas apdorojimas.
Automatizavimo sprendimas:
Įdiegta banko sąskaitų derinimo programinė įranga, kuri leido automatiškai importuoti banko išrašus ir palyginti juos su apskaitos dokumentais. Sistema automatiškai nustatė ir užregistravo neatitikimus.
Kiekybinis poveikis:
Automatizavus banko sutikrinimą, šiai užduočiai atlikti sugaištama 80% mažiau laiko. Dėl to per pirmuosius metus investicijos atsipirko 45%.
3 procesas: Finansinės ataskaitos
Prieš automatizavimą:
Rengiant finansines ataskaitas reikėjo rankiniu būdu rinkti duomenis iš įvairių šaltinių. Šis procesas buvo linkęs į klaidas ir užėmė daug finansų komandos laiko.
Automatizuotini iššūkiai:
Pagrindinis iššūkis buvo integruoti kelias informacines sistemas, kurių kiekviena buvo skirtingo formato ir struktūros.
Automatizavimo sprendimas:
Įdiegta automatinė finansinių ataskaitų teikimo sistema, kuri iš įvairių šaltinių surenka duomenis ir juos automatizuotai konsoliduoja. Ataskaitas buvo galima suplanuoti, kad jos būtų rengiamos reguliariai.
Kiekybinis poveikis:
Automatizavus šį procesą, ataskaitoms rengti sugaištama 60% mažiau laiko, o investicijos per pirmuosius metus atsipirko 30%.
Apibendrinant galima teigti, kad procesų automatizavimas finansų srityje šiai vidutinio dydžio įmonei buvo labai pelninga investicija. Veiklos efektyvumo padidėjimas ir klaidų, atsirandančių dėl rankiniu būdu atliekamų užduočių, sumažėjimas turėjo didelį poveikį finansų valdymui.
Įmonėms, norinčioms pertvarkyti savo finansines operacijas, rekomenduojame mūsų procesų automatizavimo platformą.
"MasterBase®" turime automatus ir esame pasirengę padėti jums paprastai, efektyviai ir nebrangiai optimizuoti finansinius procesus.
