Automatyzacja procesów stała się podstawowym narzędziem usprawniania i optymalizacji zadań w różnych obszarach firmy, a dział finansów nie jest wyjątkiem. W tym artykule zbadamy, w jaki sposób średniej wielkości firma zdołała przekształcić swoje zarządzanie finansami poprzez wdrożenie automatyzacji w trzech kluczowych procesach.
Proces 1: Fakturowanie i windykacja
Przed automatyzacją:
Firma borykała się z ręcznym procesem fakturowania, który pochłaniał większość czasu zespołu finansowego. Wystawianie faktur, śledzenie płatności i uzgadnianie kont stanowiło ciągłe wyzwanie. Doprowadziło to do opóźnień w ściąganiu należności, trudności w kontroli przychodów i ostatecznie do mniej wydajnego zarządzania finansami.
Wyzwania do zautomatyzowania:
Główną przeszkodą była różnorodność systemów wykorzystywanych do śledzenia klientów i zarządzania kontami. Skuteczna integracja tych systemów stanowiła poważne wyzwanie techniczne.
Rozwiązanie automatyzacji:
Firma wdrożyła zintegrowany system zarządzania finansami, który umożliwił automatyczne wystawianie faktur, śledzenie płatności i sprawne uzgadnianie kont. Ponadto włączono automatyczne przypomnienia o płatnościach i ustanowiono proces powiadamiania o terminach płatności.
Wpływ ilościowy:
Automatyzacja tego procesu skróciła czas poświęcany na fakturowanie i windykację o 70%. Przełożyło się to na zwrot z inwestycji w wysokości 35% w pierwszym roku wdrożenia.
Proces 2: Uzgodnienie bankowe
Przed automatyzacją:
Uzgadnianie rachunków bankowych było procesem ręcznym, żmudnym i podatnym na błędy. Wymagało to czasochłonnej pracy, aby porównać zapisy bankowe z danymi księgowymi firmy.
Wyzwania do zautomatyzowania:
Głównym wyzwaniem była niejednorodność formatów i platform bankowych używanych przez firmę. Synchronizacja i przetwarzanie tych informacji w sposób zautomatyzowany stanowiło poważne wyzwanie techniczne.
Rozwiązanie automatyzacji:
Wdrożono oprogramowanie do uzgadniania rachunków bankowych, które umożliwiało automatyczne importowanie wyciągów bankowych i porównywanie ich z zapisami księgowymi. System automatycznie identyfikował i rejestrował rozbieżności.
Wpływ ilościowy:
Automatyzacja uzgadniania rachunków bankowych skróciła czas poświęcany na to zadanie o 80%. Zaowocowało to zwrotem z inwestycji w wysokości 45% w pierwszym roku.
Proces 3: Sprawozdawczość finansowa
Przed automatyzacją:
Raportowanie finansowe wymagało ręcznego zbierania danych z różnych źródeł. Proces ten był podatny na błędy i pochłaniał znaczną ilość czasu zespołu finansowego.
Wyzwania do zautomatyzowania:
Głównym wyzwaniem była integracja wielu systemów informatycznych, z których każdy miał inny format i strukturę.
Rozwiązanie automatyzacji:
Wdrożono automatyczny system raportowania finansowego, który pobierał dane z różnych źródeł i konsolidował je w zautomatyzowany sposób. Raporty mogą być generowane regularnie.
Wpływ ilościowy:
Automatyzacja tego procesu skróciła czas poświęcany na raportowanie o 60%, a zwrot z inwestycji wyniósł 30% w pierwszym roku.
Podsumowując, automatyzacja procesów w obszarze finansów okazała się bardzo opłacalną inwestycją dla tej średniej wielkości firmy. Poprawa wydajności operacyjnej i redukcja błędów wynikających z zadań wykonywanych ręcznie miały znaczący wpływ na zarządzanie finansami.
Firmom zainteresowanym przekształceniem swoich operacji finansowych polecamy naszą platformę do automatyzacji procesów.
W MasterBase® mamy automaty i jesteśmy gotowi pomóc w prosty, skuteczny i tani sposób zoptymalizować procesy finansowe.
