Süreç otomasyonu, bir şirketin farklı alanlarındaki görevleri düzene sokmak ve optimize etmek için temel bir araç haline gelmiştir ve Finans departmanı da bir istisna değildir. Bu makalede, orta ölçekli bir şirketin üç temel süreçte otomasyon uygulayarak finansal yönetimini nasıl dönüştürmeyi başardığını inceleyeceğiz.
Süreç 1: Faturalama ve tahsilat
Otomasyondan önce:
Şirket, finans ekibinin zamanının çoğunu alan manuel bir faturalama süreciyle karşı karşıyaydı. Faturaların düzenlenmesi, ödemelerin takibi ve hesapların mutabakatı sürekli bir zorluktu. Bu durum tahsilatta gecikmelere, gelir kontrolünde zorluklara ve nihayetinde daha az verimli finansal yönetime yol açıyordu.
Otomatikleştirilmesi gereken zorluklar:
Ana engel, müşteri takibi ve hesap yönetimi için kullanılan sistemlerin çeşitliliğiydi. Bu sistemleri etkili bir şekilde entegre etmek büyük bir teknik zorluk teşkil ediyordu.
Otomasyon çözümü:
Şirket, otomatik fatura düzenlenmesi, ödeme takibi ve etkin hesap mutabakatı sağlayan entegre bir finansal yönetim sistemi kurdu. Buna ek olarak, otomatik ödeme hatırlatıcıları etkinleştirildi ve bir vade tarihi bildirim süreci oluşturuldu.
Nicel etki:
Bu sürecin otomasyonu, faturalama ve tahsilat için harcanan zamanı 70% azalttı. Bu da uygulamanın ilk yılında 35%'lik bir yatırım getirisine dönüştü.
Süreç 2: Banka mutabakatı
Otomasyondan önce:
Banka mutabakatı manuel, sıkıcı ve hataya açık bir süreçti. Banka kayıtlarını şirketin muhasebe verileriyle karşılaştırmak zaman alan bir çalışma gerektiriyordu.
Otomatikleştirilmesi gereken zorluklar:
Asıl zorluk, şirket tarafından kullanılan formatların ve bankacılık platformlarının heterojenliğiydi. Bu bilgilerin otomatik bir şekilde senkronize edilmesi ve işlenmesi büyük bir teknik zorluktu.
Otomasyon çözümü:
Banka ekstrelerinin otomatik olarak içe aktarılmasına ve bunların muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmasına olanak tanıyan banka mutabakat yazılımı uygulanmıştır. Sistem tutarsızlıkları otomatik olarak tespit etmiş ve kaydetmiştir.
Nicel etki:
Banka mutabakatının otomasyonu, bu görev için harcanan zamanı 80% azalttı. Bu da ilk yılda 45%'lik bir yatırım getirisi sağladı.
Süreç 3: Finansal raporlama
Otomasyondan önce:
Finansal raporlama, verilerin çeşitli kaynaklardan manuel olarak toplanmasını içeriyordu. Bu süreç hatalara açıktı ve finans ekibinin zamanının önemli bir kısmını alıyordu.
Otomatikleştirilmesi gereken zorluklar:
Asıl zorluk, her biri farklı format ve yapıya sahip birden fazla bilgi sistemini entegre etmekti.
Otomasyon çözümü:
Farklı kaynaklardan veri çeken ve bunları otomatik bir şekilde konsolide eden otomatik bir finansal raporlama sistemi uygulandı. Raporlar düzenli olarak oluşturulmak üzere programlanabiliyordu.
Nicel etki:
Bu sürecin otomatikleştirilmesi, raporlama için harcanan zamanı 60% azalttı ve ilk yılda 30%'lik bir yatırım getirisi sağladı.
Sonuç olarak, finans alanındaki süreç otomasyonunun bu orta ölçekli şirket için oldukça kârlı bir yatırım olduğu kanıtlanmıştır. Operasyonel verimlilikteki iyileşme ve manuel görevlerden kaynaklanan hataların azaltılması, finansal yönetim üzerinde önemli bir etki yaratmıştır.
Finansal operasyonlarını dönüştürmek isteyen şirketler için süreç otomasyon platformumuzu öneriyoruz.
MasterBase®'de otomasyonlarımız var ve finansal süreçlerinizi optimize etmek için basit, etkili ve düşük maliyetli bir şekilde size yardımcı olmaya hazırız.
