Prosessautomatisering har blitt et grunnleggende verktøy for å effektivisere og optimalisere oppgaver på ulike områder i en bedrift, og økonomiavdelingen er intet unntak. I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvordan en mellomstor bedrift klarte å endre økonomistyringen ved å automatisere tre viktige prosesser.
Prosess 1: Fakturering og innkreving
Før automatisering:
Selskapet hadde en manuell faktureringsprosess som tok mye av økonomiteamets tid. Det var en konstant utfordring å utstede fakturaer, spore betalinger og avstemme kontoer. Dette førte til forsinkelser i innkrevingen, problemer med inntektskontrollen og, til syvende og sist, mindre effektiv økonomistyring.
Utfordringer som skal automatiseres:
Det største hinderet var mangfoldet av systemer som brukes til kundesporing og kontoadministrasjon. Det var en stor teknisk utfordring å integrere disse systemene på en effektiv måte.
Automatiseringsløsning:
Selskapet implementerte et integrert økonomistyringssystem som muliggjorde automatisk fakturautstedelse, betalingssporing og effektiv kontoavstemming. I tillegg ble automatiske betalingspåminnelser aktivert, og det ble etablert en prosess for varsling av forfall.
Kvantitativ innvirkning:
Automatiseringen av denne prosessen reduserte tidsbruken på fakturering og innkreving med 70%. Dette ga en avkastning på investeringen på 35% det første året etter implementeringen.
Prosess 2: Bankavstemming
Før automatisering:
Bankavstemming var en manuell, omstendelig og feilutsatt prosess. Det var tidkrevende å sammenligne bankutskrifter med selskapets regnskapsdata.
Utfordringer som skal automatiseres:
Hovedutfordringen var de ulike formatene og bankplattformene som brukes av selskapet. Det var en stor teknisk utfordring å synkronisere og behandle denne informasjonen på en automatisert måte.
Automatiseringsløsning:
Det ble implementert en programvare for bankavstemming som gjorde det mulig å importere kontoutskrifter automatisk og sammenligne dem med regnskapet. Systemet identifiserte og registrerte avvik automatisk.
Kvantitativ innvirkning:
Automatiseringen av bankavstemmingen reduserte tidsbruken på denne oppgaven med 80%. Dette resulterte i en avkastning på investeringen på 45% det første året.
Prosess 3: Finansiell rapportering
Før automatisering:
Finansiell rapportering innebar manuell innsamling av data fra ulike kilder. Denne prosessen var utsatt for feil og tok mye av økonomiteamets tid.
Utfordringer som skal automatiseres:
Hovedutfordringen var å integrere flere ulike informasjonssystemer med forskjellig format og struktur.
Automatiseringsløsning:
Det ble implementert et automatisk økonomirapporteringssystem som hentet data fra ulike kilder og konsoliderte dem på en automatisert måte. Rapporter kunne planlegges generert på regelmessig basis.
Kvantitativ innvirkning:
Automatiseringen av denne prosessen reduserte tidsbruken på rapportering med 60%, med en avkastning på investeringen på 30% det første året.
Konklusjonen er at prosessautomatisering på økonomiområdet har vist seg å være en svært lønnsom investering for denne mellomstore bedriften. Forbedringen av driftseffektiviteten og reduksjonen av feil som skyldes manuelle oppgaver, har hatt en betydelig innvirkning på økonomistyringen.
Vi anbefaler vår plattform for prosessautomatisering til selskaper som er interessert i å transformere sin finansielle virksomhet.
Hos MasterBase® har vi automater, og vi er klare til å hjelpe deg med å optimalisere dine økonomiske prosesser på en enkel, effektiv og rimelig måte.
