Procesu automatizācija ir kļuvusi par būtisku rīku uzdevumu racionalizēšanai un optimizēšanai dažādās uzņēmuma jomās, un finanšu departaments nav izņēmums. Šajā rakstā mēs pētīsim, kā vidēja lieluma uzņēmumam izdevās pārveidot savu finanšu pārvaldību, ieviešot automatizāciju trīs galvenajos procesos.
1. process: Rēķinu izrakstīšana un iekasēšana
Pirms automatizācijas:
Uzņēmums saskārās ar manuālu rēķinu izrakstīšanas procesu, kas aizņēma lielu daļu finanšu komandas laika. Rēķinu izrakstīšana, maksājumu izsekošana un kontu saskaņošana bija pastāvīgs izaicinājums. Tas noveda pie kavējumiem iekasēšanā, grūtībām ieņēmumu kontrolē un, visbeidzot, pie mazāk efektīvas finanšu pārvaldības.
Automatizējamie uzdevumi:
Galvenais šķērslis bija klientu izsekošanai un kontu pārvaldībai izmantoto sistēmu daudzveidība. Šo sistēmu efektīva integrācija bija liels tehnisks izaicinājums.
Automatizācijas risinājums:
Uzņēmums ieviesa integrētu finanšu pārvaldības sistēmu, kas nodrošināja automātisku rēķinu izrakstīšanu, maksājumu uzskaiti un efektīvu kontu saskaņošanu. Turklāt tika aktivizēti automātiskie maksājumu atgādinājumi un izveidots maksāšanas termiņa paziņošanas process.
Kvantitatīvā ietekme:
Šī procesa automatizācija par 70% samazināja rēķinu sagatavošanai un iekasēšanai patērēto laiku. Tas nozīmē, ka pirmajā ieviešanas gadā ieguldījumi atmaksājās 35% apmērā.
2. process: Bankas saskaņošana
Pirms automatizācijas:
Bankas saskaņošana bija manuāls, garlaicīgs un kļūdains process. Tas prasīja laikietilpīgu darbu, lai salīdzinātu bankas ierakstus ar uzņēmuma grāmatvedības datiem.
Automatizējamie uzdevumi:
Galvenais izaicinājums bija uzņēmuma izmantoto formātu un banku platformu neviendabīgums. Būtisks tehnisks izaicinājums bija šīs informācijas sinhronizācija un automatizēta apstrāde.
Automatizācijas risinājums:
Tika ieviesta banku saskaņošanas programmatūra, kas ļāva automātiski importēt bankas izrakstus un salīdzināt tos ar grāmatvedības dokumentiem. Sistēma automātiski identificēja un reģistrēja neatbilstības.
Kvantitatīvā ietekme:
Banku saskaņošanas automatizācija samazināja šim uzdevumam patērēto laiku par 80%. Tā rezultātā pirmajā gadā ieguldījumi atmaksājās 45% apmērā.
3. process: Finanšu pārskatu sniegšana
Pirms automatizācijas:
Finanšu pārskatu sagatavošana ietvēra manuālu datu vākšanu no dažādiem avotiem. Šajā procesā bija iespējamas kļūdas, un tas aizņēma ievērojamu daļu finanšu komandas laika.
Automatizējamie uzdevumi:
Galvenais izaicinājums bija integrēt vairākas informācijas sistēmas, no kurām katrai bija atšķirīgs formāts un struktūra.
Automatizācijas risinājums:
Tika ieviesta automātiska finanšu pārskatu sistēma, kas apkopoja datus no dažādiem avotiem un konsolidēja tos automatizētā veidā. Ziņojumus varēja plānot regulāri ģenerēt.
Kvantitatīvā ietekme:
Šī procesa automatizācija samazināja ziņošanai patērēto laiku par 60%, un pirmajā gadā ieguldījumi atmaksājās 30% apmērā.
Noslēgumā jāsecina, ka procesu automatizācija finanšu jomā šim vidēja lieluma uzņēmumam ir izrādījusies ļoti ienesīgs ieguldījums. Darbības efektivitātes uzlabošanās un manuālo uzdevumu kļūdu samazināšanās ir būtiski ietekmējusi finanšu pārvaldību.
Uzņēmumiem, kas vēlas pārveidot savas finanšu operācijas, mēs iesakām mūsu procesu automatizācijas platformu.
Uzņēmumā MasterBase® mums ir automāti, un mēs esam gatavi palīdzēt jums vienkāršā, efektīvā un lētā veidā optimizēt jūsu finanšu procesus.
