Avtomatizacija procesov je postala temeljno orodje za racionalizacijo in optimizacijo nalog na različnih področjih podjetja, pri čemer finančni oddelek ni izjema. V tem članku bomo raziskali, kako je srednje velikemu podjetju z uvedbo avtomatizacije treh ključnih procesov uspelo preoblikovati svoje finančno upravljanje.
Postopek 1: Izdaja in zbiranje računov
Pred avtomatizacijo:
V podjetju so se soočali z ročnim postopkom izdajanja računov, ki je finančni ekipi vzel veliko časa. Izdajanje računov, sledenje plačilom in usklajevanje računov je bil stalen izziv. To je povzročalo zamude pri izterjavi, težave pri nadzoru prihodkov in na koncu manj učinkovito finančno upravljanje.
Izzivi, ki jih je treba avtomatizirati:
Glavna ovira je bila raznolikost sistemov, ki se uporabljajo za sledenje strankam in upravljanje računov. Učinkovito povezovanje teh sistemov je predstavljalo velik tehnični izziv.
Rešitev za avtomatizacijo:
Podjetje je uvedlo integriran sistem za finančno upravljanje, ki je omogočal samodejno izdajanje računov, sledenje plačilom in učinkovito usklajevanje računov. Poleg tega so bili omogočeni samodejni opomniki za plačila in vzpostavljen postopek obveščanja o datumih zapadlosti.
Kvantitativni učinek:
Z avtomatizacijo tega postopka se je čas, porabljen za izdajanje računov in izterjave, zmanjšal za 70%. V prvem letu izvajanja se je naložba povrnila v višini 35%.
Postopek 2: Bančna uskladitev
Pred avtomatizacijo:
Bančno usklajevanje je bil ročni, zamuden in na napake nagnjen postopek. Za primerjavo bančnih zapisov z računovodskimi podatki podjetja je bilo potrebno dolgotrajno delo.
Izzivi, ki jih je treba avtomatizirati:
Glavni izziv je bila heterogenost formatov in bančnih platform, ki jih uporablja podjetje. Sinhronizacija in avtomatizirana obdelava teh informacij sta bila velik tehnični izziv.
Rešitev za avtomatizacijo:
Uvedena je bila programska oprema za usklajevanje bančnih izpiskov, ki je omogočala samodejni uvoz bančnih izpiskov in njihovo primerjavo z računovodskimi evidencami. Sistem je samodejno ugotavljal in beležil neskladja.
Kvantitativni učinek:
Avtomatizacija bančnega usklajevanja je skrajšala čas, porabljen za to nalogo, za 80%. To je v prvem letu prineslo donosnost naložbe v višini 45%.
Postopek 3: Finančno poročanje
Pred avtomatizacijo:
Finančno poročanje je vključevalo ročno zbiranje podatkov iz različnih virov. Ta postopek je bil nagnjen k napakam in je finančni ekipi vzel veliko časa.
Izzivi, ki jih je treba avtomatizirati:
Glavni izziv je bila integracija več informacijskih sistemov, od katerih je imel vsak drugačno obliko in strukturo.
Rešitev za avtomatizacijo:
Vzpostavljen je bil samodejni sistem finančnega poročanja, ki je pridobival podatke iz različnih virov in jih samodejno konsolidiral. Poročila je bilo mogoče načrtovati tako, da so se ustvarjala redno.
Kvantitativni učinek:
Avtomatizacija tega procesa je zmanjšala čas, porabljen za poročanje, za 60%, v prvem letu pa se je naložba povrnila za 30%.
Avtomatizacija procesov na finančnem področju se je za to srednje veliko podjetje izkazala kot zelo donosna naložba. Izboljšanje operativne učinkovitosti in zmanjšanje napak zaradi ročnih opravil sta pomembno vplivala na finančno upravljanje.
Podjetjem, ki želijo preoblikovati svoje finančno poslovanje, priporočamo našo platformo za avtomatizacijo procesov.
V podjetju MasterBase® imamo avtomate in smo vam pripravljeni pomagati, da na preprost, učinkovit in poceni način optimizirate svoje finančne procese.
