Automatizace procesů se stala základním nástrojem pro zefektivnění a optimalizaci úkolů v různých oblastech společnosti a finanční oddělení není výjimkou. V tomto článku se budeme zabývat tím, jak se jedné středně velké společnosti podařilo transformovat finanční řízení prostřednictvím zavedení automatizace tří klíčových procesů.
Proces 1: Fakturace a inkaso
Před automatizací:
Společnost se potýkala s manuálním procesem fakturace, který zabíral mnoho času finančního týmu. Vystavování faktur, sledování plateb a odsouhlasování účtů bylo neustálou výzvou. To vedlo ke zpoždění při inkasu, potížím s kontrolou příjmů a v konečném důsledku k méně efektivnímu finančnímu řízení.
Výzvy, které je třeba automatizovat:
Hlavní překážkou byla různorodost systémů používaných pro sledování zákazníků a správu účtů. Efektivní integrace těchto systémů představovala velkou technickou výzvu.
Řešení automatizace:
Společnost zavedla integrovaný systém finančního řízení, který umožnil automatické vystavování faktur, sledování plateb a efektivní odsouhlasování účtů. Kromě toho bylo umožněno automatické připomínání plateb a byl zaveden proces oznamování data splatnosti.
Kvantitativní dopad:
Automatizace tohoto procesu snížila čas strávený vyúčtováním a inkasem o 70%. To se v prvním roce implementace projevilo návratností investice ve výši 35%.
Proces 2: Bankovní odsouhlasení
Před automatizací:
Odsouhlasování bankovních účtů byl ruční, zdlouhavý a na chyby náchylný proces. Porovnávání bankovních záznamů s účetními údaji společnosti vyžadovalo mnoho práce.
Výzvy, které je třeba automatizovat:
Hlavním problémem byla různorodost formátů a bankovních platforem, které společnost používá. Synchronizace a automatizované zpracování těchto informací bylo velkou technickou výzvou.
Řešení automatizace:
Byl zaveden software pro odsouhlasení bankovních výpisů, který umožnil automatický import bankovních výpisů a jejich porovnání s účetními záznamy. Systém automaticky identifikoval a zaznamenával nesrovnalosti.
Kvantitativní dopad:
Automatizace odsouhlasování bankovních účtů snížila čas strávený tímto úkolem o 80%. To vedlo k návratnosti investice ve výši 45% v prvním roce.
Proces 3: Finanční výkaznictví
Před automatizací:
Finanční výkaznictví zahrnovalo manuální sběr dat z různých zdrojů. Tento proces byl náchylný k chybám a finančnímu týmu zabíral značné množství času.
Výzvy, které je třeba automatizovat:
Hlavním úkolem bylo integrovat více informačních systémů, z nichž každý měl jiný formát a strukturu.
Řešení automatizace:
Byl zaveden automatický systém finančního výkaznictví, který získával údaje z různých zdrojů a automatizovaně je konsolidoval. Pravidelné generování výkazů bylo možné naplánovat.
Kvantitativní dopad:
Automatizace tohoto procesu zkrátila čas potřebný na podávání zpráv o 60%, přičemž návratnost investice činila 30% v prvním roce.
Závěrem lze říci, že automatizace procesů v oblasti financí se pro tuto středně velkou společnost ukázala jako velmi výhodná investice. Zlepšení provozní efektivity a snížení chyb způsobených manuálními úkony mělo významný dopad na finanční řízení.
Společnostem, které mají zájem o transformaci svých finančních operací, doporučujeme naši platformu pro automatizaci procesů.
Ve společnosti MasterBase® máme automaty a jsme připraveni vám pomoci jednoduchým, efektivním a levným způsobem optimalizovat vaše finanční procesy.
