Nous allons comparer ici certains facteurs clés auxquels vos clients accordent de l'importance et qui peuvent vous aider à prendre la meilleure décision.
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Coût
L'envoi d'une lettre par la poste peut tripler les coûts par rapport à un courrier électronique avec pièces jointes.
Ceci est particulièrement important si l'on considère la variabilité du prix du courrier postal en fonction de la distance par rapport à la destination. En revanche, l'envoi par courrier électronique est non seulement moins cher, mais il permet d'atteindre plusieurs destinataires sans coût supplémentaire dû à la distance.
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Traçabilité
Alors que le suivi d'un mailing repose sur des mises à jour manuelles et périodiques par les responsables du service courrier, la traçabilité d'un email est immédiate et automatique. En effet, il est désormais possible de suivre en temps réel l'ouverture et l'interaction des destinataires avec les courriels envoyés.
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Vitesse
La rapidité de livraison est un facteur crucial. Un envoi postal peut prendre des heures, des jours, voire des semaines, selon la destination.
L'envoi de documents par courrier électronique peut se faire en quelques minutes, quelle que soit la distance ou le nombre de destinataires.
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Délivrabilité
Bien que le courrier postal arrive physiquement à l'adresse du destinataire, il ne garantit pas toujours qu'il parvienne aux bonnes personnes.
En revanche, les courriels permettent une plus grande précision, car ils sont envoyés directement dans la boîte de réception du destinataire, offrant ainsi des mesures de délivrabilité plus précises et plus fiables.
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Environnement numérique
Le courrier électronique est le canal privilégié pour de nombreuses interactions dans l'environnement numérique actuel. Il permet aux entreprises de maintenir une communication bilatérale avec leurs clients, ce qui est particulièrement apprécié par les jeunes consommateurs. Il facilite également l'utilisation d'autres médias numériques, tels que l'automatisation et la personnalisation.
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Empreinte carbone
Bien que l'envoi d'un courriel génère également des émissions de CO2 (environ 4 grammes par message), son impact est nettement inférieur à celui de l'envoi d'un courriel par la poste, qui peut être jusqu'à quatre fois plus polluant en raison du transport et de l'utilisation du papier.
En joignant des documents numériques, vous contribuez à réduire l'empreinte écologique de votre entreprise.
Quelle est la meilleure solution pour envoyer de la documentation par courrier électronique ?
Nous savons déjà que le courrier électronique est l'option la plus efficace, mais il existe deux possibilités pour utiliser cet outil : insérer des liens dans le corps du message ou joindre directement des fichiers.
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Sécurité
L'insertion de liens dans les courriels peut présenter des risques importants pour la sécurité, car ils constituent un moyen courant pour les attaques de phishing ou de spoofing, qui cherchent à tromper les destinataires pour qu'ils fournissent des informations sensibles.
Le fait de joindre des documents directement au courrier électronique est une option plus sûre, car elle limite l'exposition à ce type d'attaque.
Dans plusieurs pays, comme le Chili, la réglementation bancaire interdit l'utilisation de liens dans les courriers électroniques, ce qui renforce l'importance de cette pratique.
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L'infrastructure
L'utilisation de liens de téléchargement nécessite une infrastructure de soutien complexe et coûteuse, en particulier lorsqu'il est nécessaire de dupliquer les référentiels pour garantir la disponibilité des documents.
Cette option n'est peut-être pas viable pour les entreprises qui traitent de gros volumes d'envois.
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Soutien
Tout comme l'infrastructure, le stockage et la sauvegarde des documents liés impliquent également des coûts importants.
C'est un défi pour les entreprises qui doivent se conformer à des réglementations strictes, comme les secteurs de la banque et de l'assurance, où il est crucial de garantir la disponibilité et la sécurité des documents.
Conclusion
Le courrier électronique est devenu la meilleure option pour l'envoi de documents critiques, non seulement en raison de son efficacité et de son faible coût, mais aussi en raison de sa traçabilité et de son faible impact sur l'environnement.
Le fait de joindre des documents directement aux courriers électroniques garantit une plus grande sécurité et évite les risques liés aux liens de téléchargement.
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