Här kommer vi att jämföra några nyckelfaktorer som dina kunder värdesätter och som kan hjälpa dig att fatta det bästa beslutet.
-
Kostnad
Att skicka ett brev med post kan tredubbla kostnaderna jämfört med att skicka ett e-postmeddelande med bilagor.
Detta är särskilt relevant med tanke på att priset för postförsändelser varierar beroende på avståndet till destinationen. E-postleverans är däremot inte bara billigare, utan gör det också möjligt att nå flera mottagare utan extra kostnad på grund av avståndet.
-
Spårbarhet
Medan spårningen av ett utskick är beroende av manuella och periodiska uppdateringar av posttjänstemän, är spårbarheten av ett e-postmeddelande omedelbar och automatisk. I själva verket är det nu möjligt att i realtid övervaka mottagarnas öppnande av och interaktion med skickade e-postmeddelanden.
-
Hastighet
Snabbheten i leveransen är en avgörande faktor. En postförsändelse kan ta timmar, dagar eller till och med veckor beroende på destinationen.
Att skicka dokument via e-post kan göras på några minuter, oavsett avstånd eller antal mottagare.
-
Leveransförmåga
Även om postförsändelser fysiskt kommer fram till mottagarens adress är det inte alltid säkert att de når rätt personer.
E-postmeddelanden är däremot mer exakta eftersom de levereras direkt till mottagarens inkorg, vilket ger mer exakta och tillförlitliga mätvärden för leveransförmåga.
-
Digital miljö
E-post är den kanal som föredras för många interaktioner i dagens digitala miljö. Den ger företag möjlighet att upprätthålla en tvåvägskommunikation med sina kunder, vilket är särskilt uppskattat av unga konsumenter. Det underlättar också användningen av andra digitala medier, till exempel automatisering och personalisering.
-
Koldioxidavtryck
Även om ett e-postmeddelande också genererar CO2-utsläpp (cirka 4 gram per meddelande) är dess påverkan betydligt lägre jämfört med att skicka ett e-postmeddelande med post, vilket kan vara upp till fyra gånger mer förorenande på grund av transport och användning av papper.
Genom att bifoga digitala dokument bidrar du till att minska ditt företags miljöpåverkan.
Vad är det bästa alternativet för att skicka dokumentation via e-post?
Vi vet redan att e-post är det mest effektiva alternativet, men det finns två alternativ när du använder det här verktyget: infoga länkar i meddelandetexten eller bifoga filer direkt.
-
Säkerhet
Att infoga länkar i e-postmeddelanden kan innebära betydande säkerhetsrisker, eftersom de är en vanlig väg för phishing- eller spoofing-attacker, som syftar till att lura mottagarna att lämna ut känslig information.
Att bifoga dokument direkt till e-postmeddelanden är å andra sidan ett säkrare alternativ eftersom det begränsar exponeringen för denna typ av attack.
I flera länder, till exempel Chile, förbjuder bankregler användningen av länkar i e-postmeddelanden, vilket understryker vikten av denna praxis.
-
Infrastruktur
Användningen av nedladdningslänkar kräver en komplex och kostsam supportinfrastruktur, särskilt när det krävs dubbla arkiv för att säkerställa att dokumenten finns tillgängliga.
Detta kan vara ett olämpligt alternativ för företag som hanterar stora volymer av försändelser.
-
Stöd
Liksom infrastruktur innebär lagring och säkerhetskopiering av länkade dokument också betydande kostnader.
Detta är en utmaning för företag som måste följa strikta regler, t.ex. inom bank- och försäkringssektorn, där det är viktigt att säkerställa att dokumenten är tillgängliga och säkra.
Slutsats
E-post har blivit det bästa alternativet för att skicka kritisk dokumentation, inte bara på grund av dess effektivitet och låga kostnad, utan också på grund av dess spårbarhet och lägre miljöpåverkan.
Att bifoga dokument direkt till e-postmeddelanden ger högre säkerhet och undviker de risker som är förknippade med nedladdningslänkar.
Om du letar efter en pålitlig och effektiv lösning för att hantera sändning av transaktionsmeddelanden med bifogade dokument är vi det bästa alternativet för dig.
Med nästan ett kvarts sekels erfarenhet är MasterBase® ledande på marknaden för e-postmarknadsföring och erbjuder skräddarsydda lösningar för företag i alla storlekar och i flera länder i regionen.
