Her sammenligner vi noen viktige faktorer som kundene dine verdsetter, og som kan hjelpe deg med å ta den beste beslutningen.
-
Kostnader
Å sende et brev per post kan tredoble kostnadene sammenlignet med å sende en e-post med vedlegg.
Dette er spesielt relevant når man tar i betraktning at prisen på postforsendelser varierer avhengig av avstanden til destinasjonen. I motsetning til dette er e-postlevering ikke bare billigere, men gjør det også mulig å nå flere mottakere uten ekstra kostnader på grunn av avstanden.
-
Sporbarhet
Mens sporing av en postforsendelse er avhengig av manuelle og periodiske oppdateringer fra posttjenestens side, er sporbarheten av en e-post umiddelbar og automatisk. Nå er det faktisk mulig å overvåke i sanntid hvordan mottakerne åpner og interagerer med e-poster som sendes.
-
Hastighet
Leveringshastighet er en avgjørende faktor. En postsending kan ta timer, dager eller til og med uker, avhengig av destinasjonen.
Å sende dokumenter via e-post kan gjøres i løpet av få minutter, uavhengig av avstand eller antall mottakere.
-
Leveringsdyktighet
Selv om posten fysisk kommer frem til mottakerens adresse, er det ikke alltid sikkert at den når frem til rette hender.
E-postmeldinger gir derimot større nøyaktighet, ettersom de leveres direkte til mottakerens innboks, noe som gir mer nøyaktige og pålitelige leveringsmålinger.
-
Digitalt miljø
E-post er den foretrukne kanalen for mange interaksjoner i dagens digitale miljø. Den gir bedrifter muligheten til å opprettholde toveiskommunikasjon med kundene sine, noe som er spesielt verdsatt av unge forbrukere. Den gjør det også enklere å bruke andre digitale medier, for eksempel automatisering og personalisering.
-
Karbonfotavtrykk
Selv om det å sende en e-post også genererer CO2-utslipp (ca. 4 gram per melding), er innvirkningen betydelig lavere sammenlignet med å sende en e-post per post, som kan være opptil fire ganger mer forurensende på grunn av transport og bruk av papir.
Ved å legge ved digitale dokumenter bidrar du til å redusere bedriftens miljøavtrykk.
Hva er det beste alternativet for å sende dokumentasjon via e-post?
Vi vet allerede at e-post er det mest effektive alternativet, men det finnes to alternativer når du bruker dette verktøyet: å sette inn lenker i brødteksten i meldingen eller legge ved filer direkte.
-
Sikkerhet
Å sette inn lenker i e-poster kan utgjøre en betydelig sikkerhetsrisiko, ettersom de er en vanlig metode for phishing- eller spoofing-angrep, der man forsøker å lure mottakerne til å oppgi sensitiv informasjon.
Det er sikrere å legge ved dokumenter direkte i e-posten, ettersom det begrenser eksponeringen for denne typen angrep.
I flere land, som for eksempel Chile, forbyr bankreguleringer bruk av lenker i e-poster, noe som forsterker viktigheten av denne praksisen.
-
Infrastruktur
Bruken av nedlastingslenker krever en kompleks og kostbar støtteinfrastruktur, spesielt når det er nødvendig med dupliserte repositorier for å sikre dokumentenes tilgjengelighet.
Dette er kanskje ikke et godt alternativ for selskaper som håndterer store mengder forsendelser.
-
Støtte
I likhet med infrastruktur innebærer også lagring og sikkerhetskopiering av tilknyttede dokumenter betydelige kostnader.
Dette er en utfordring for selskaper som må overholde strenge regler, for eksempel i bank- og forsikringssektoren, der det er avgjørende å sikre dokumentenes tilgjengelighet og sikkerhet.
Konklusjon
E-post har blitt det beste alternativet for å sende kritisk dokumentasjon, ikke bare på grunn av effektiviteten og de lave kostnadene, men også på grunn av sporbarheten og den lavere miljøpåvirkningen.
Ved å legge ved dokumenter direkte i e-poster oppnår du større sikkerhet og unngår risikoen forbundet med nedlastingslenker.
Hvis du er på utkikk etter en pålitelig og effektiv løsning for å håndtere sending av transaksjons-e-post med vedlagte dokumenter, er vi det beste alternativet for deg.
Med nesten et kvart århundres erfaring er MasterBase® ledende på markedet for e-postmarkedsføring, og tilbyr skreddersydde løsninger for bedrifter i alle størrelser og i flere land i regionen.
