9 причини да изпращате съответните си документи като прикачени файлове

Тук ще сравним някои ключови фактори, които клиентите ви ценят и които могат да ви помогнат да вземете най-доброто решение.

1. Разходи

Изпращането на писмо по пощата може да утрои разходите в сравнение с изпращането на имейл с прикачени файлове.

Това е особено важно, когато се вземе предвид променливата цена на пощенските пратки в зависимост от разстоянието до местоназначението. За разлика от тях доставката по електронна поща е не само по-евтина, но и позволява да се достигне до множество получатели без допълнителни разходи поради разстоянието.

2. Проследимост

Докато проследяването на пощенски пратки зависи от ръчни и периодични актуализации от страна на служителите на пощенските служби, проследяването на електронна поща е незабавно и автоматично. Всъщност вече е възможно да се следи в реално време отварянето и взаимодействието на получателите с изпратените имейли.

3. Скорост

Бързината на доставката е решаващ фактор. В зависимост от местоназначението една пощенска пратка може да бъде доставена за часове, дни или дори седмици.

Изпращането на документи по електронна поща може да се извърши за няколко минути, независимо от разстоянието или броя на получателите.

4. Доставимост

Въпреки че пощенските пратки физически пристигат на адреса на получателя, това невинаги гарантира, че те достигат до правилните ръце.

За разлика от тях имейлите позволяват по-голяма точност, тъй като се доставят директно в пощенската кутия на получателя, предлагайки по-точни и надеждни показатели за доставката.

5. Цифрова среда

Имейлът е предпочитаният канал за много взаимодействия в днешната цифрова среда. Той предлага на предприятията възможността да поддържат двупосочна комуникация с клиентите си, което е особено ценено от младите потребители. Тя също така улеснява използването на други цифрови медии, като например автоматизация и персонализация.

6. Въглероден отпечатък

Въпреки че изпращането на имейл също генерира емисии на CO2 (около 4 грама на съобщение), въздействието му е значително по-малко в сравнение с изпращането на имейл по пощата, което може да бъде до четири пъти по-замърсяващо поради транспортирането и използването на хартия.

Като прикачвате цифрови документи, допринасяте за намаляване на екологичния отпечатък на вашата компания.

Коя е най-добрата алтернатива за изпращане на документация по имейл?

Вече знаем, че имейлът е най-ефективният вариант, но има две възможности за използване на този инструмент: вмъкване на връзки в тялото на съобщението или директно прикачване на файлове.

7. Защита

Вмъкването на връзки в имейли може да представлява значителен риск за сигурността, тъй като те са често срещан начин за фишинг или подправяне на атаки, които целят да подмамят получателите да предоставят чувствителна информация.

От друга страна, директното прикачване на документи към имейл е по-безопасен вариант, тъй като ограничава излагането на този тип атаки.

В някои страни, като Чили, банковите разпоредби забраняват използването на връзки в имейли, което засилва значението на тази практика.

8. Инфраструктура

Използването на връзки за изтегляне изисква сложна и скъпоструваща инфраструктура за поддръжка, особено когато са необходими дублиращи се хранилища, за да се гарантира наличността на документите.

Това може да не е подходящ вариант за компании, които обработват големи обеми пратки.

9. Подкрепа

Подобно на инфраструктурата, съхранението и архивирането на свързаните документи също е свързано със значителни разходи.

Това е предизвикателство за компаниите, които трябва да спазват строги разпоредби, като например банковия и застрахователния сектор, където е изключително важно да се гарантира наличността и сигурността на документите.

Заключение

Електронната поща се превърна в най-добрия вариант за изпращане на критична документация не само поради своята ефективност и ниска цена, но и поради проследимостта и по-малкото въздействие върху околната среда.

Директното прикачване на документи към имейли гарантира по-голяма сигурност и избягва рисковете, свързани с връзки за изтегляне.

Ако търсите надеждно и ефективно решение за управление на изпращането на транзакционни имейли с прикачени документи, ние сме най-добрият вариант.

С почти четвърт век опит MasterBase® е лидер на пазара на имейл маркетинг, като предлага персонализирани решения за компании от всякакъв мащаб и в няколко държави в региона.