Автоматизация процессов стала фундаментальным инструментом для упорядочивания и оптимизации задач в различных областях деятельности компании, и финансовый отдел не является исключением. В этой статье мы расскажем о том, как одной из средних компаний удалось преобразовать управление финансами за счет автоматизации трех ключевых процессов.
Процесс 1: Выставление счетов и сбор платежей
До автоматизации:
Компания столкнулась с ручным процессом выставления счетов, который отнимал много времени у финансовой команды. Выставление счетов, отслеживание платежей и выверка счетов были постоянной проблемой. Это приводило к задержкам в сборе платежей, трудностям в контроле доходов и, в конечном счете, к снижению эффективности финансового управления.
Задачи, которые необходимо автоматизировать:
Главным препятствием было разнообразие систем, используемых для отслеживания клиентов и управления счетами. Эффективная интеграция этих систем представляла собой серьезную техническую проблему.
Решение для автоматизации:
Компания внедрила интегрированную систему управления финансами, которая позволила автоматически выставлять счета, отслеживать платежи и эффективно выверять счета. Кроме того, были включены автоматические напоминания о платежах и установлен процесс уведомления о наступлении срока платежа.
Количественное воздействие:
Автоматизация этого процесса сократила время, затрачиваемое на выставление счетов и взыскание задолженности, на 70%. Это означает, что в первый год внедрения окупаемость инвестиций составила 35%.
Процесс 2: Сверка банковских счетов
До автоматизации:
Выверка банковских счетов была ручным, утомительным и подверженным ошибкам процессом. Он требовал много времени на сравнение банковских документов с данными бухгалтерского учета компании.
Задачи, которые необходимо автоматизировать:
Основная проблема заключалась в разнородности форматов и банковских платформ, используемых компанией. Синхронизация и автоматизированная обработка этой информации представляли собой серьезную техническую задачу.
Решение для автоматизации:
Было внедрено программное обеспечение для выверки банковских счетов, позволяющее автоматически импортировать банковские выписки и сравнивать их с бухгалтерскими записями. Система автоматически выявляет и регистрирует расхождения.
Количественное воздействие:
Автоматизация выверки банковских счетов сократила время, затрачиваемое на эту задачу, на 80%. В результате в первый год окупаемость инвестиций составила 45%.
Процесс 3: Финансовая отчетность
До автоматизации:
Финансовая отчетность предполагала ручной сбор данных из различных источников. Этот процесс был чреват ошибками и отнимал значительное количество времени у финансовой команды.
Задачи, которые необходимо автоматизировать:
Основная задача заключалась в интеграции нескольких информационных систем, каждая из которых имела свой формат и структуру.
Решение для автоматизации:
Была внедрена автоматическая система финансовой отчетности, которая извлекала данные из различных источников и консолидировала их в автоматизированном режиме. Отчеты можно планировать на регулярной основе.
Количественное воздействие:
Автоматизация этого процесса сократила время, затрачиваемое на составление отчетов, на 60%, а окупаемость инвестиций составила 30% в первый год.
В заключение следует отметить, что автоматизация процессов в финансовой сфере оказалась очень выгодной инвестицией для этой компании среднего размера. Повышение операционной эффективности и сокращение количества ошибок, связанных с выполнением задач вручную, оказали значительное влияние на управление финансами.
Компаниям, заинтересованным в преобразовании своих финансовых операций, мы рекомендуем нашу платформу для автоматизации процессов.
В MasterBase® у нас есть автоматы, и мы готовы помочь вам простым, эффективным и недорогим способом оптимизировать ваши финансовые процессы.
