Pemahaman menyeluruh tentang status setiap email yang dikirim akan memungkinkan Anda membuat keputusan strategis dan meningkatkan pengalaman pengguna.
Mengapa penting untuk mengetahui status pengiriman?
Status pengiriman menunjukkan tahap atau kondisi email yang dikirim ke audiens Anda. Data ini membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah dalam pengiriman pesan Anda dan melakukan penyesuaian untuk meningkatkan tingkat keterbukaan dan konversi. Di antara manfaat pemantauan status pengiriman adalah sebagai berikut:
- Tingkat pengiriman yang lebih baik: Dengan mengidentifikasi bouncing dan kesalahan, Anda dapat membersihkan dan mengoptimalkan daftar kontak Anda.
- Perlindungan reputasi pengirim: Menghindari pengiriman pesan ke alamat yang salah atau tidak ada akan membantu menjaga reputasi yang baik dengan server email.
- Analisis dan penyesuaian waktu nyata: Dengan laporan pengiriman, Anda dapat mendeteksi masalah dan memperbaikinya sebelum mempengaruhi seluruh kampanye Anda.
- Otomatisasi yang lebih efektif: Dengan mengetahui apa yang terjadi pada setiap pesan, Anda dapat mengatur balasan otomatis dan percobaan ulang secara efisien.
Status pengiriman menurut MasterBase®.
Pada platform MasterBase®, status pengiriman dikelompokkan ke dalam empat kategori utama: dikirim ke, rebound, kesalahan y sedang berlangsung. Masing-masing memiliki sub-pernyataan terperinci yang membantu Anda memahami dengan lebih tepat apa yang sedang terjadi.
1. Dikirim ke
Status ini menunjukkan bahwa pesan telah berhasil dikirim ke server tujuan. Namun, status ini dapat berubah jika server gagal menempatkannya di kotak masuk penerima.
2. Rebound
Apa yang dimaksud dengan rebound?
Bounce adalah email yang tidak sampai ke kotak masuk yang seharusnya, karena pesan tersebut telah dikembalikan oleh penerima secara manual atau oleh server email secara otomatis dan, dalam banyak kasus, tanpa sepengetahuan penerima.
Bounce seperti ini memiliki dampak negatif pada reputasi Anda sebagai pengirim dan tentunya juga memiliki efek yang merugikan pada tingkat eksekusi Anda.
Kapan rebound terjadi?
Penyebab bouncing sangat beragam, jadi tidak ada formula yang sempurna untuk menghindarinya, tetapi dapat diperkirakan bahwa ketika sebuah email memantul ke satu arah, email berikutnya yang dikirim ke kotak yang sama dan dari pengirim yang sama, kemungkinan besar akan memantul juga.
Apakah kebenaran alamat email menjamin bahwa tidak akan ada bouncing?
Di antara banyak penyebab bounce yang berbeda adalah kasus kotak surat yang valid, aktif, dan dimasukkan dengan baik, tetapi pada server email yang memiliki masalah sementara, yang juga akan menyebabkan email terpental.
Jika alamat email terpental, apakah alamat email tersebut harus dihapus dari basis data?
Perlu dicatat bahwa sebuah alamat dapat menyebabkan pesan terpental, dan kemudian menerima pengiriman yang bebas masalah. Inilah alasan mengapa sistem mencoba mengirim ulang pesan yang terpental.
Oleh karena itu, dalam setiap penghapusan alamat email dari basis data, premisnya adalah menganalisis beberapa pengiriman ke kotak surat tersebut untuk menentukan apakah penyebab pantulan sesekali atau permanen, dan apakah pengirim perlu memperbaiki situasi yang menyebabkan pantulan atau tidak. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui berbagai jenis bouncing.
Jenis pantulan:
- Rebound keras:
Hard bounce didefinisikan sebagai semua bounce yang gagal mencapai kotak masuk tujuan. Dalam beberapa kasus, hal ini terjadi ketika pesan dikirim ke alamat email yang tidak valid, baik karena nama domain tidak ada atau alamat itu sendiri tidak dikenali sebagai alamat yang valid, misalnya, karena telah dihapus oleh pengguna atau perusahaan yang menyediakan layanan email (sangat umum terjadi pada kasus akun perusahaan yang tidak memvalidasi kotak surat setelah pemiliknya meninggalkan perusahaan).
Kasus umum lainnya dari hard bounce adalah akibat dari alamat yang salah ketik, misalnya kotak info@mailclientname.cam dan bukan info@mailclientname.com.
- Rebound yang lembut:
Soft bounce didefinisikan sebagai email yang mencapai server email penerima tetapi tidak sampai ke kotak masuk. Soft bounce terjadi ketika ada masalah sementara dengan server email atau kotak surat tertentu, yang menyebabkan email terpental, dalam hal ini MasterBase® akan secara otomatis mencoba mengirimnya kembali.
Dengan meninjau pantulan, dimungkinkan untuk menentukan dalam kasus apa saja pengirim - pengguna MasterBase® - dapat menghindari pantulan lebih lanjut dengan mengoreksi kesalahan pengetikan dalam alamat email atau memverifikasi dengan penerima alamat yang benar atau akun alternatif.
Dalam kasus-kasus di mana situasi di luar kendali Anda, Anda harus menghapus kotak pantulan dari dasar (seperti dalam kasus pantulan spam, daftar pantulan, dan sejenisnya), untuk meningkatkan keterkiriman dan tingkat respons dan, dalam prosesnya, reputasi Anda sebagai pengirim.
3. Kesalahan
Status kesalahan mencerminkan kegagalan pada tahap tertentu dalam proses pengiriman. Hal ini mungkin disebabkan oleh masalah koneksi, kesalahan autentikasi, atau parameter yang salah. Sebagai contoh:
- 530: Masalah autentikasi.
- 501: Kesalahan sintaks dalam parameter.
4. Sedang berlangsung
Pesan dalam status ini sedang "dalam perjalanan" ke server tujuan. Status ini bersifat sementara, tetapi jika berkepanjangan, dapat menjadi sebuah kesalahan.
Kesimpulan
Mengetahui status email Anda sangat penting untuk mengelola kampanye pemasaran email Anda secara efisien. Berkat alat canggih seperti MasterBase®, Anda dapat mengakses laporan terperinci yang memungkinkan Anda memantau setiap pesan yang dikirim dan mengoptimalkan strategi Anda. Dari identifikasi kesalahan hingga manajemen bounce, data yang disediakan oleh platform ini merupakan kunci untuk menjaga komunikasi yang efektif dan personal.
Dengan lebih dari 20 tahun pengalaman pasar dan kehadirannya di berbagai negara, MasterBase® adalah pilihan ideal untuk mengirim email Anda dengan aman dan efektif. Manfaatkan alat otomatisasi dan analisisnya untuk meningkatkan hasil dan memperkuat hubungan Anda dengan pelanggan.
