Comprender a fondo el estado de cada email enviado te permitirá tomar decisiones estratégicas y mejorar la experiencia de los usuarios.
¿Por qué es importante conocer los estados de los envíos?
Los estados de los envíos indican en qué fase o condición se encuentra un email enviado a tu audiencia. Estos datos ayudan a identificar posibles problemas en la entrega de tus mensajes y realizar ajustes que mejoren la tasa de apertura y conversión. Entre los beneficios de monitorear los estados de los envíos, destacan:
- Mejora de la tasa de entregabilidad: Al identificar rebotes y errores, puedes limpiar y optimizar tus listas de contactos.
- Protección de la reputación de remitente: Evitar el envío de mensajes a direcciones erróneas o inexistentes ayuda a mantener una buena reputación ante los servidores de email.
- Análisis y ajustes en tiempo real: Con los reportes de envío, puedes detectar problemas y corregirlos antes de que afecten tu campaña completa.
- Automatización más efectiva: Saber qué sucede con cada mensaje permite configurar respuestas y reintentos automáticos de manera eficiente.
Estados de los envíos según MasterBase®
En la plataforma MasterBase®, los estados de los envíos se agrupan en cuatro categorías principales: enviado, rebote, error y en proceso. Cada uno tiene subestados detallados que te ayudan a comprender con mayor precisión lo que ocurre.
1. Enviado
Este estado indica que el mensaje ha sido entregado exitosamente al servidor de destino. Sin embargo, es posible que, posteriormente, el estado cambie si el servidor no logra colocarlo en la bandeja de entrada del destinatario.
2. Rebote
¿Qué es un rebote?
Un rebote es un envío que no llega a la bandeja de entrada a la que estaba dirigido, debido a que el mensaje ha sido devuelto por el destinatario en forma manual o por el servidor de email en forma automática y, en muchos casos, sin que el destinatario lo sepa.
Los rebotes de esta naturaleza generan un impacto negativo en tu reputación como remitente y, obviamente, tienen también un efecto perjudicial sobre tu tasa de ejecución.
¿Cuándo se produce un rebote?
Las causas de los rebotes son diversas, por lo que no existe una fórmula infalible para evitarlos, pero sí es posible presumir que cuando un envío rebota en una dirección, el próximo que sea enviado a la misma casilla y desde el mismo remitente, muy probablemente rebotará también.
El que una dirección de email esté correcta ¿garantiza que no habrá rebotes?
No. Entre las muy diversas causas de un rebote está el caso de casillas perfectamente válidas, activas y bien ingresadas a la base, pero en servidores de email que presentan problemas transitorios, lo que igualmente hará rebotar el envío.
¿Si una dirección de email rebota los envíos, debe eliminarse de la base?
Se debe tener en cuenta que una dirección puede provocar un rebote, y posteriormente recibir un envío sin problemas. Ésa es precisamente la razón por la que el sistema intenta reenviar los mensajes rebotados.
Por tanto, en toda eliminación de una dirección de email de la base, la premisa es analizar previamente varios envíos a esa casilla para determinar si la causa de los rebotes es ocasional o permanente, y si depende o no del remitente corregir la situación que los provoca. Por ello es fundamental conocer los diversos tipos de rebotes.
Tipos de rebotes:
- Rebotes duros:
Por rebote duro se entiende todo aquel que no logra llegar a la casilla de destino. En algunos casos se produce cuando los mensajes se envían a una dirección de email no válida, ya sea porque el nombre de dominio no existe o la propia dirección no se reconoce como válida, por ejemplo, por haber sido eliminada por el usuario o la empresa prestadora del servicio de emails (muy habitual en el caso de cuentas de empresas que invalidan casillas tras el cese de funciones de su titular).
Otro caso de rebotes duros que es muy frecuente es el que se da como resultado de una dirección mal tipeada, por ejemplo, una casilla info@mailclientname.cam en lugar de info@mailclientname.com.
- Rebotes blandos:
Por rebote blando se entiende aquellos envíos que, si bien llegan al servidor de email destinatario, no alcanzan la bandeja de entrada. Un rebote blando se produce cuando existe un problema temporal con el servidor de email o con la casilla en particular, lo que provoca que el envío rebote, en cuyo caso MasterBase® reintentará enviarlo de forma automática.
Mediante la revisión de los rebotes, es posible determinar en qué casos está en manos del remitente –el usuario de MasterBase®– evitar nuevos rebotes corrigiendo los errores de tipeo de direcciones de email o verificando por otra vía con el destinatario la dirección correcta o una cuenta alternativa.
En los casos en que se establezca que la situación escapa de tus manos, debes eliminar de la base las casillas que generan rebotes (como en el caso del rebote por spam, listas de denegación y similares), ello con el objeto de mejorar tus tasas de entregabilidad y respuesta y, de paso, tu reputación como remitente.
3. Error
El estado de error refleja una falla en alguna etapa del proceso de envío. Puede ser por problemas de conexión, errores de autenticación o parámetros incorrectos. Por ejemplo:
- 530: Problema de autenticación.
- 501: Error de sintaxis en parámetros.
4. En proceso
Los mensajes en este estado están “en camino” al servidor de destino. Este estado es transitorio, pero, si se prolonga, puede convertirse en un error.
Conclusión
Conocer los estados de los envíos es esencial para gestionar de manera eficiente tus campañas de email marketing. Gracias a herramientas avanzadas como las de MasterBase®, puedes acceder a reportes detallados que te permiten monitorear cada mensaje enviado y optimizar tu estrategia. Desde la identificación de errores hasta la gestión de rebotes, los datos que ofrece la plataforma son claves para mantener una comunicación efectiva y personalizada.
Con más de 20 años de experiencia en el mercado y presencia en múltiples países, MasterBase® es la opción ideal para enviar tus emails de manera segura y efectiva. Aprovecha sus herramientas de automatización y análisis para potenciar tus resultados y fortalecer la relación con tus clientes.
