9 причин отправлять соответствующие документы в виде вложений

Здесь мы сравним некоторые ключевые факторы, которые ценят ваши клиенты и которые помогут вам принять лучшее решение.

1. Стоимость

Отправка письма по почте может втрое превысить расходы по сравнению с электронной почтой с вложениями.

Это особенно актуально, если учесть, что стоимость почтовых отправлений зависит от расстояния до места назначения. В отличие от этого, доставка по электронной почте не только дешевле, но и позволяет охватить несколько получателей без дополнительных затрат из-за расстояния.

2. Прослеживаемость

В то время как отслеживание почтовых отправлений зависит от ручного и периодического обновления данных сотрудниками почтовых служб, отслеживание электронной почты происходит мгновенно и автоматически. Фактически, теперь можно в режиме реального времени отслеживать открытие и взаимодействие получателей с отправленными письмами.

3. Скорость

Скорость доставки - важнейший фактор. Почтовое отправление может идти несколько часов, дней или даже недель, в зависимости от пункта назначения.

Отправка документов по электронной почте может быть выполнена в считанные минуты, независимо от расстояния и количества адресатов.

4. Доставляемость

Хотя почтовые отправления физически доставляются по адресу адресата, это не всегда гарантирует, что они попадут в нужные руки.

В отличие от этого, электронные письма позволяют добиться большей точности, поскольку они доставляются непосредственно в почтовый ящик получателя, обеспечивая более точные и надежные показатели доставки.

5. Цифровая среда

Электронная почта является предпочтительным каналом для многих взаимодействий в современной цифровой среде. Она дает компаниям возможность поддерживать двустороннюю связь со своими клиентами, что особенно ценится молодыми потребителями. Кроме того, она облегчает использование других цифровых средств, таких как автоматизация и персонализация.

6. Углеродный след

Хотя отправка электронных писем также приводит к выбросам CO2 (около 4 граммов на одно сообщение), их воздействие значительно ниже по сравнению с отправкой писем по почте, которая может в четыре раза сильнее загрязнять окружающую среду из-за транспортировки и использования бумаги.

Прикрепляя цифровые документы, вы вносите свой вклад в сокращение экологического следа вашей компании.

Какова наилучшая альтернатива для отправки документации по электронной почте?

Мы уже знаем, что электронная почта - самый эффективный вариант, но есть два варианта использования этого инструмента: вставка ссылок в тело сообщения или прямое прикрепление файлов.

7. Безопасность

Вставка ссылок в электронные письма может представлять значительный риск для безопасности, поскольку они являются распространенным способом фишинговых или поддельных атак, цель которых - обманом заставить получателей предоставить конфиденциальную информацию.

С другой стороны, прикрепление документов непосредственно к электронной почте - более безопасный вариант, поскольку он ограничивает возможность атаки такого типа.

В некоторых странах, например в Чили, банковские правила запрещают использование ссылок в электронных письмах, что еще больше подчеркивает важность этой практики.

8. Инфраструктура

Использование ссылок на скачивание требует сложной и дорогостоящей инфраструктуры поддержки, особенно если для обеспечения доступности документов необходимы дублирующие хранилища.

Это может оказаться неприемлемым вариантом для компаний, которые работают с большими объемами грузов.

9. Поддержка

Как и инфраструктура, хранение и резервное копирование связанных документов также связано со значительными расходами.

Это проблема для компаний, которые должны соблюдать строгие правила, например, для банковского и страхового секторов, где крайне важно обеспечить доступность и безопасность документов.

Заключение

Электронная почта стала лучшим вариантом для отправки критически важной документации не только из-за ее эффективности и низкой стоимости, но и благодаря возможности отслеживания и меньшему воздействию на окружающую среду.

Прикрепление документов непосредственно к электронным письмам обеспечивает большую безопасность и позволяет избежать рисков, связанных со ссылками на скачивание.

Если вы ищете надежное и эффективное решение для управления отправкой транзакционных писем с вложенными документами, мы - лучший выбор для вас.

Имея почти четвертьвековой опыт работы, MasterBase® является лидером на рынке email-маркетинга, предлагая индивидуальные решения для компаний любого размера и в нескольких странах региона.