Автоматизація процесів стала фундаментальним інструментом для впорядкування та оптимізації завдань у різних сферах діяльності компанії, і фінансовий відділ не є винятком. У цій статті ми розглянемо, як компанії середнього розміру вдалося трансформувати управління фінансами шляхом впровадження автоматизації у трьох ключових процесах.
Процес 1: Виставлення рахунків та інкасація
До автоматизації:
Компанія зіткнулася з ручним процесом виставлення рахунків, який забирає багато часу у фінансової команди. Виставляти рахунки, відстежувати платежі та звіряти рахунки було постійним викликом. Це призводило до затримок в отриманні платежів, труднощів у контролі доходів і, зрештою, до менш ефективного управління фінансами.
Виклики, які потрібно автоматизувати:
Основною перешкодою було розмаїття систем, що використовувалися для відстеження клієнтів та управління рахунками. Ефективна інтеграція цих систем являла собою серйозний технічний виклик.
Рішення для автоматизації:
Компанія впровадила інтегровану систему управління фінансами, яка уможливила автоматичне виставлення рахунків, відстеження платежів та ефективну звірку рахунків. Крім того, було ввімкнено автоматичні нагадування про оплату та запроваджено процес повідомлення про настання строку оплати.
Кількісний вплив:
Автоматизація цього процесу скоротила час, витрачений на виставлення рахунків та збір платежів, на 70%. Це призвело до повернення інвестицій у розмірі 35% за перший рік впровадження.
Процес 2: Звірка банківських рахунків
До автоматизації:
Звірка банківських рахунків була ручним, нудним і схильним до помилок процесом. Порівняння банківських записів з даними бухгалтерського обліку компанії вимагало багато кропіткої роботи.
Виклики, які потрібно автоматизувати:
Основною проблемою була неоднорідність форматів і банківських платформ, які використовувала компанія. Синхронізація та автоматизована обробка цієї інформації була основним технічним викликом.
Рішення для автоматизації:
Впроваджено програмне забезпечення для звірки банківських виписок, що дозволило автоматично імпортувати банківські виписки та порівнювати їх з бухгалтерськими записами. Система автоматично виявляла та фіксувала розбіжності.
Кількісний вплив:
Автоматизація звірки банківських рахунків скоротила час, що витрачається на це завдання, на 80%. Це призвело до повернення інвестицій у розмірі 45% за перший рік.
Процес 3: Фінансова звітність
До автоматизації:
Фінансова звітність передбачала ручний збір даних з різних джерел. Цей процес був схильний до помилок і займав значну кількість часу фінансової команди.
Виклики, які потрібно автоматизувати:
Основний виклик полягав в інтеграції декількох інформаційних систем, кожна з яких мала свій формат і структуру.
Рішення для автоматизації:
Було впроваджено автоматичну систему фінансової звітності, яка витягувала дані з різних джерел і консолідувала їх в автоматизованому режимі. Звіти можна було планувати на регулярній основі.
Кількісний вплив:
Автоматизація цього процесу скоротила час, витрачений на складання звітності, на 60%, а повернення інвестицій склало 30% за перший рік.
Отже, автоматизація процесів у фінансовій сфері виявилася дуже вигідною інвестицією для цієї середньої компанії. Підвищення операційної ефективності та зменшення кількості помилок, спричинених ручною роботою, суттєво вплинули на фінансовий менеджмент.
Компаніям, зацікавленим у трансформації своїх фінансових операцій, ми рекомендуємо нашу платформу для автоматизації процесів.
У MasterBase® є автомати, і ми готові допомогти вам простим, ефективним і недорогим способом оптимізувати ваші фінансові процеси.
