Protsesside automatiseerimine on muutunud põhiliseks vahendiks ettevõtte eri valdkondade ülesannete ühtlustamisel ja optimeerimisel, ja rahandusosakond ei ole siinkohal erandiks. Selles artiklis uurime, kuidas üks keskmise suurusega ettevõte suutis oma finantsjuhtimist muuta, rakendades automatiseerimist kolmes võtmeprotsessis.
Protsess 1: arvete esitamine ja sissenõudmine
Enne automatiseerimist:
Ettevõte seisis silmitsi manuaalse arvete esitamise protsessiga, mis võttis suure osa finantsmeeskonna ajast. Arvete väljastamine, maksete jälgimine ja kontode kooskõlastamine oli pidev väljakutse. See tõi kaasa viivitusi sissenõudmisel, raskusi tulude kontrollimisel ja lõppkokkuvõttes vähem tõhusa finantsjuhtimise.
Automatiseeritavad väljakutsed:
Peamine takistus oli klientide jälgimiseks ja kontohalduseks kasutatavate süsteemide mitmekesisus. Nende süsteemide tõhus integreerimine kujutas endast suurt tehnilist väljakutset.
Automatiseerimislahendus:
Ettevõte võttis kasutusele integreeritud finantsjuhtimissüsteemi, mis võimaldas automaatset arvete väljastamist, maksete jälgimist ja tõhusat kontode kooskõlastamist. Lisaks võimaldati automaatsed maksemärkused ja kehtestati tähtaegadest teavitamise protsess.
Kvantitatiivne mõju:
Selle protsessi automatiseerimine vähendas arvete esitamisele ja sissenõudmisele kuluvat aega 70% võrra. See tähendas 35% investeeringu tasuvust esimesel rakendusaastal.
Protsess 2: Pangavõrdlus
Enne automatiseerimist:
Pangakontode kooskõlastamine oli käsitsi, tüütu ja vigade tekkimisele kalduv protsess. See nõudis palju tööd, et võrrelda pangaandmeid ettevõtte raamatupidamisandmetega.
Automatiseeritavad väljakutsed:
Peamine väljakutse oli ettevõtte poolt kasutatavate vormingute ja pangaplatvormide heterogeensus. Selle teabe automatiseeritud sünkroniseerimine ja töötlemine oli suur tehniline väljakutse.
Automatiseerimislahendus:
Kasutusele võeti panga vastavustarkvara, mis võimaldas automaatselt importida pangakonto väljavõtteid ja võrrelda neid raamatupidamisdokumentidega. Süsteem tuvastas ja registreeris automaatselt lahknevused.
Kvantitatiivne mõju:
Pankade võrdlemise automatiseerimine vähendas sellele ülesandele kuluvat aega 80% võrra. Selle tulemuseks oli investeeringu tasuvus 45% esimesel aastal.
Protsess 3: Finantsaruandlus
Enne automatiseerimist:
Finantsaruandlus hõlmas andmete käsitsi kogumist erinevatest allikatest. See protsess oli vigadele kalduv ja kulutas märkimisväärse osa finantsmeeskonna ajast.
Automatiseeritavad väljakutsed:
Peamine väljakutse oli integreerida mitu infosüsteemi, millest igaühel oli erinev formaat ja struktuur.
Automatiseerimislahendus:
Rakendati automaatne finantsaruandlussüsteem, mis võttis andmed erinevatest allikatest kokku ja koondas need automaatselt. Aruandeid sai koostada korrapäraselt.
Kvantitatiivne mõju:
Selle protsessi automatiseerimine vähendas aruandlusele kuluvat aega 60% võrra, kusjuures investeeringu tasuvus oli 30% esimesel aastal.
Kokkuvõttes on protsesside automatiseerimine finantsvaldkonnas osutunud selle keskmise suurusega ettevõtte jaoks väga kasumlikuks investeeringuks. Tegevuse tõhususe paranemine ja manuaalsetest ülesannetest tulenevate vigade vähenemine on avaldanud finantsjuhtimisele märkimisväärset mõju.
Ettevõtetele, kes on huvitatud oma finantstegevuse ümberkujundamisest, soovitame meie protsesside automatiseerimise platvormi.
Meil MasterBase® on automaadid ja me oleme valmis aitama teid lihtsal, tõhusal ja odaval viisil optimeerida teie finantsprotsesse.
