Automatizácia procesov sa stala základným nástrojom na zefektívnenie a optimalizáciu úloh v rôznych oblastiach spoločnosti a finančné oddelenie nie je výnimkou. V tomto článku sa budeme zaoberať tým, ako sa stredne veľkej spoločnosti podarilo transformovať finančné riadenie prostredníctvom implementácie automatizácie troch kľúčových procesov.
Proces 1: Fakturácia a výber
Pred automatizáciou:
Spoločnosť čelila manuálnemu procesu fakturácie, ktorý zaberal veľa času finančného tímu. Vystavovanie faktúr, sledovanie platieb a odsúhlasovanie účtov bolo neustálou výzvou. To viedlo k oneskoreniam pri inkase, ťažkostiam pri kontrole príjmov a v konečnom dôsledku k menej efektívnemu finančnému riadeniu.
Výzvy, ktoré sa majú automatizovať:
Hlavnou prekážkou bola rôznorodosť systémov používaných na sledovanie zákazníkov a správu účtov. Efektívna integrácia týchto systémov predstavovala veľkú technickú výzvu.
Riešenie automatizácie:
Spoločnosť zaviedla integrovaný systém finančného riadenia, ktorý umožnil automatické vystavovanie faktúr, sledovanie platieb a efektívne odsúhlasovanie účtov. Okrem toho sa umožnilo automatické pripomínanie platieb a zaviedol sa proces upozorňovania na dátum splatnosti.
Kvantitatívny vplyv:
Automatizácia tohto procesu znížila čas strávený fakturáciou a inkasom o 70%. To sa v prvom roku implementácie premietlo do návratnosti investície vo výške 35%.
Proces 2: Zosúladenie bankových účtov
Pred automatizáciou:
Zosúhlasovanie bankových účtov bol manuálny, zdĺhavý a na chyby náchylný proces. Porovnávanie bankových záznamov s účtovnými údajmi spoločnosti si vyžadovalo časovo náročnú prácu.
Výzvy, ktoré sa majú automatizovať:
Hlavnou výzvou bola rôznorodosť formátov a bankových platforiem, ktoré spoločnosť používa. Hlavnou technickou výzvou bola synchronizácia a automatizované spracovanie týchto informácií.
Riešenie automatizácie:
Bol zavedený softvér na odsúhlasovanie bankových účtov, ktorý umožnil automatický import bankových výpisov a ich porovnanie s účtovnými záznamami. Systém automaticky identifikoval a zaznamenal nezrovnalosti.
Kvantitatívny vplyv:
Automatizácia odsúhlasovania bankových účtov znížila čas strávený touto úlohou o 80%. Výsledkom bola návratnosť investície 45% v prvom roku.
Proces 3: Finančné vykazovanie
Pred automatizáciou:
Finančné výkazníctvo zahŕňalo manuálny zber údajov z rôznych zdrojov. Tento proces bol náchylný na chyby a zaberal značné množstvo času finančného tímu.
Výzvy, ktoré sa majú automatizovať:
Hlavnou výzvou bola integrácia viacerých informačných systémov, z ktorých každý mal iný formát a štruktúru.
Riešenie automatizácie:
Bol zavedený automatický systém finančného výkazníctva, ktorý získaval údaje z rôznych zdrojov a automatizovane ich konsolidoval. Pravidelné generovanie výkazov bolo možné naplánovať.
Kvantitatívny vplyv:
Automatizáciou tohto procesu sa znížil čas strávený vykazovaním o 60%, pričom návratnosť investície v prvom roku dosiahla 30%.
Na záver možno povedať, že automatizácia procesov v oblasti financií sa pre túto stredne veľkú spoločnosť ukázala ako veľmi výhodná investícia. Zlepšenie prevádzkovej efektívnosti a zníženie počtu chýb spôsobených manuálnymi úlohami malo významný vplyv na finančné riadenie.
Spoločnostiam, ktoré majú záujem transformovať svoje finančné operácie, odporúčame našu platformu na automatizáciu procesov.
V spoločnosti MasterBase® máme automaty a sme pripravení pomôcť vám jednoduchým, efektívnym a lacným spôsobom optimalizovať vaše finančné procesy.
