Otomatisasi proses telah menjadi alat fundamental untuk merampingkan dan mengoptimalkan tugas-tugas di berbagai area perusahaan, tidak terkecuali di departemen Keuangan. Dalam artikel ini, kami akan membahas bagaimana sebuah perusahaan berskala menengah berhasil mentransformasi manajemen keuangannya melalui penerapan otomatisasi dalam tiga proses utama.
Proses 1: Penagihan dan penagihan
Sebelum otomatisasi:
Perusahaan menghadapi proses pembuatan faktur manual yang menghabiskan banyak waktu tim keuangan. Menerbitkan faktur, melacak pembayaran, dan merekonsiliasi akun merupakan tantangan yang terus-menerus. Hal ini menyebabkan penundaan penagihan, kesulitan dalam pengendalian pendapatan dan, pada akhirnya, manajemen keuangan yang kurang efisien.
Tantangan yang harus diotomatisasi:
Kendala utamanya adalah keragaman sistem yang digunakan untuk pelacakan pelanggan dan manajemen akun. Mengintegrasikan sistem-sistem ini secara efektif merupakan tantangan teknis yang besar.
Solusi otomatisasi:
Perusahaan menerapkan sistem manajemen keuangan terintegrasi yang memungkinkan penerbitan faktur otomatis, pelacakan pembayaran, dan rekonsiliasi akun yang efisien. Selain itu, pengingat pembayaran otomatis diaktifkan dan proses pemberitahuan tanggal jatuh tempo dibuat.
Dampak kuantitatif:
Otomatisasi proses ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk penagihan dan penagihan sebesar 70%. Hal ini menghasilkan laba atas investasi sebesar 35% pada tahun pertama implementasi.
Proses 2: Rekonsiliasi bank
Sebelum otomatisasi:
Rekonsiliasi bank merupakan proses yang manual, membosankan, dan rentan terhadap kesalahan. Proses ini membutuhkan waktu yang lama untuk membandingkan catatan bank dengan data akuntansi perusahaan.
Tantangan yang harus diotomatisasi:
Tantangan utamanya adalah heterogenitas format dan platform perbankan yang digunakan oleh perusahaan. Menyinkronkan dan memproses informasi ini secara otomatis merupakan tantangan teknis yang besar.
Solusi otomatisasi:
Perangkat lunak rekonsiliasi bank diimplementasikan yang memungkinkan impor otomatis laporan bank dan perbandingannya dengan catatan akuntansi. Sistem ini secara otomatis mengidentifikasi dan mencatat perbedaan.
Dampak kuantitatif:
Otomatisasi rekonsiliasi bank mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas ini sebesar 80%. Hal ini menghasilkan laba atas investasi sebesar 45% pada tahun pertama.
Proses 3: Pelaporan keuangan
Sebelum otomatisasi:
Pelaporan keuangan melibatkan pengumpulan data secara manual dari berbagai sumber. Proses ini rentan terhadap kesalahan dan menghabiskan banyak waktu tim keuangan.
Tantangan yang harus diotomatisasi:
Tantangan utamanya adalah mengintegrasikan beberapa sistem informasi, masing-masing dengan format dan struktur yang berbeda.
Solusi otomatisasi:
Sistem pelaporan keuangan otomatis diimplementasikan yang mengekstrak data dari berbagai sumber dan mengkonsolidasikannya secara otomatis. Laporan dapat dijadwalkan untuk dibuat secara teratur.
Dampak kuantitatif:
Mengotomatiskan proses ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pelaporan sebesar 60%, dengan laba atas investasi sebesar 30% di tahun pertama.
Kesimpulannya, otomatisasi proses di bidang keuangan telah terbukti menjadi investasi yang sangat menguntungkan bagi perusahaan berskala menengah ini. Peningkatan efisiensi operasional dan pengurangan kesalahan karena tugas-tugas manual telah memberikan dampak yang signifikan pada manajemen keuangan.
Bagi perusahaan yang tertarik untuk mentransformasi operasi keuangan mereka, kami merekomendasikan platform otomatisasi proses kami.
Di MasterBase®, kami memiliki robot dan kami siap membantu Anda, dengan cara yang sederhana, efektif, dan berbiaya rendah, untuk mengoptimalkan proses keuangan Anda.
