A folyamatautomatizálás alapvető eszközzé vált a feladatok racionalizálása és optimalizálása szempontjából a vállalat különböző területein, és ez alól a pénzügyi osztály sem kivétel. Ebben a cikkben azt vizsgáljuk meg, hogyan sikerült egy közepes méretű vállalatnak átalakítania pénzügyi irányítását három kulcsfontosságú folyamat automatizálása révén.
1. folyamat: Számlázás és beszedés
Az automatizálás előtt:
A vállalatnak manuális számlázási folyamattal kellett szembenéznie, amely a pénzügyi csapat idejének nagy részét felemésztette. A számlák kiállítása, a kifizetések nyomon követése és a számlák egyeztetése állandó kihívást jelentett. Ez késedelmekhez vezetett a beszedésben, nehézségekhez a bevételek ellenőrzésében és végső soron kevésbé hatékony pénzügyi irányításhoz.
Automatizálandó kihívások:
A fő akadályt az ügyfelek nyomon követésére és a fiókkezelésre használt rendszerek sokfélesége jelentette. E rendszerek hatékony integrálása komoly technikai kihívást jelentett.
Automatizálási megoldás:
A vállalat integrált pénzügyi irányítási rendszert vezetett be, amely lehetővé tette az automatikus számlakibocsátást, a kifizetések nyomon követését és a hatékony számlaegyeztetést. Emellett automatikus fizetési emlékeztetőket is engedélyeztek, és létrehoztak egy esedékességről szóló értesítési folyamatot.
Mennyiségi hatás:
A folyamat automatizálása 70%-tal csökkentette a számlázásra és beszedésre fordított időt. Ez a bevezetés első évében 35% megtérülést jelentett.
2. folyamat: Banki egyeztetés
Az automatizálás előtt:
A banki egyeztetés manuális, fárasztó és hibás folyamat volt. A banki nyilvántartások és a vállalat számviteli adatainak összevetése időigényes munkát igényelt.
Automatizálandó kihívások:
A fő kihívást a vállalat által használt formátumok és banki platformok heterogenitása jelentette. Ezen információk szinkronizálása és automatizált feldolgozása komoly technikai kihívást jelentett.
Automatizálási megoldás:
Banki egyeztető szoftvert vezettek be, amely lehetővé tette a bankszámlakivonatok automatikus importálását és összehasonlítását a számviteli nyilvántartásokkal. A rendszer automatikusan azonosította és rögzítette az eltéréseket.
Mennyiségi hatás:
A banki egyeztetés automatizálása 80%-tal csökkentette az erre a feladatra fordított időt. Ez az első évben 45% megtérülést eredményezett.
3. folyamat: Pénzügyi jelentéstétel
Az automatizálás előtt:
A pénzügyi jelentéstétel magában foglalta a különböző forrásokból származó adatok kézi adatgyűjtését. Ez a folyamat hajlamos volt a hibákra, és a pénzügyi csapat idejének jelentős részét emésztette fel.
Automatizálandó kihívások:
A fő kihívást a több, eltérő formátumú és felépítésű információs rendszer integrálása jelentette.
Automatizálási megoldás:
Automatikus pénzügyi jelentési rendszert vezettek be, amely a különböző forrásokból származó adatokat automatizált módon vonta ki és konszolidálta. A jelentések rendszeres időközönként ütemezhetőek.
Mennyiségi hatás:
A folyamat automatizálása 60%-tal csökkentette a jelentéstételre fordított időt, a befektetés megtérülése pedig 30% volt az első évben.
Összefoglalva, a folyamatok automatizálása a pénzügyek területén rendkívül jövedelmező befektetésnek bizonyult e középvállalat számára. A működési hatékonyság javulása és a manuális feladatokból eredő hibák csökkenése jelentős hatással volt a pénzügyi irányításra.
A pénzügyi műveleteik átalakításában érdekelt vállalatok számára folyamatautomatizálási platformunkat ajánljuk.
Az MasterBase®-nél vannak automatáink, és készen állunk arra, hogy egyszerű, hatékony és alacsony költségű módon segítsük Önt pénzügyi folyamatainak optimalizálásában.
