Procesautomatisering er blevet et grundlæggende værktøj til at strømline og optimere opgaver i forskellige områder af en virksomhed, og økonomiafdelingen er ingen undtagelse. I denne artikel vil vi undersøge, hvordan en mellemstor virksomhed formåede at transformere sin økonomistyring gennem implementering af automatisering i tre nøgleprocesser.
Proces 1: Fakturering og opkrævning
Før automatisering:
Virksomheden stod over for en manuel faktureringsproces, der tog meget af økonomiteamets tid. Udstedelse af fakturaer, sporing af betalinger og afstemning af konti var en konstant udfordring. Det førte til forsinkelser i opkrævningen, problemer med indtægtskontrollen og i sidste ende en mindre effektiv økonomistyring.
Udfordringer, der skal automatiseres:
Den største hindring var de mange forskellige systemer, der blev brugt til kundesporing og kontoadministration. Det var en stor teknisk udfordring at integrere disse systemer effektivt.
Automatiseringsløsning:
Virksomheden implementerede et integreret økonomistyringssystem, der muliggjorde automatisk fakturaudstedelse, betalingssporing og effektiv kontoafstemning. Derudover blev automatiske betalingspåmindelser aktiveret, og der blev etableret en proces til notifikation af forfaldsdatoer.
Kvantitativ effekt:
Automatiseringen af denne proces reducerede den tid, der blev brugt på fakturering og opkrævning, med 70%. Det betød et investeringsafkast på 35% i det første år efter implementeringen.
Proces 2: Bankafstemning
Før automatisering:
Bankafstemning var en manuel, kedelig og fejlbehæftet proces. Det krævede tidskrævende arbejde at sammenligne bankoplysninger med virksomhedens regnskabsdata.
Udfordringer, der skal automatiseres:
Den største udfordring var heterogeniteten i de formater og bankplatforme, som virksomheden brugte. Synkronisering og behandling af disse oplysninger på en automatiseret måde var en stor teknisk udfordring.
Automatiseringsløsning:
Der blev implementeret software til bankafstemning, som gjorde det muligt automatisk at importere kontoudtog og sammenligne dem med regnskabsmaterialet. Systemet identificerede og registrerede automatisk uoverensstemmelser.
Kvantitativ effekt:
Automatiseringen af bankafstemningen reducerede den tid, der blev brugt på denne opgave, med 80%. Det resulterede i et investeringsafkast på 45% i løbet af det første år.
Proces 3: Finansiel rapportering
Før automatisering:
Finansiel rapportering involverede manuel indsamling af data fra forskellige kilder. Det var en proces, der var udsat for fejl, og som tog en stor del af økonomiteamets tid.
Udfordringer, der skal automatiseres:
Den største udfordring var at integrere flere informationssystemer, som hver især havde forskellige formater og strukturer.
Automatiseringsløsning:
Der blev implementeret et automatisk økonomirapporteringssystem, som hentede data fra forskellige kilder og konsoliderede dem på en automatiseret måde. Rapporter kunne planlægges til at blive genereret på regelmæssig basis.
Kvantitativ effekt:
Automatiseringen af denne proces reducerede den tid, der blev brugt på rapportering, med 60% og gav et investeringsafkast på 30% det første år.
Konklusionen er, at procesautomatisering på finansområdet har vist sig at være en yderst rentabel investering for denne mellemstore virksomhed. Forbedringen af driftseffektiviteten og reduktionen af fejl på grund af manuelle opgaver har haft en betydelig indvirkning på økonomistyringen.
Vi anbefaler vores platform til procesautomatisering til virksomheder, der er interesserede i at transformere deres finansielle aktiviteter.
Hos MasterBase® har vi automater, og vi er klar til at hjælpe dig med at optimere dine finansielle processer på en enkel, effektiv og billig måde.
