В тази дигитална епоха автоматизацията се превърна в основен инструмент за подобряване на ефективността и производителността в областта на човешките ресурси (HR), където способността ѝ да трансформира управлението на процесите, свързани със служителите, вече е доказана.
В тази статия ще разгледаме как автоматизацията в областта на човешките ресурси може да подобри работата на служителите и ще обсъдим предизвикателствата, пред които са изправени организациите при внедряването на тази технология.
Автоматизацията в тази област улеснява управлението на хората. Освобождавайки време, екипите по човешки ресурси могат да увеличат производителността си и да добавят стойност към бизнеса, като работят по по-сложни задачи, като например разработване на стратегии и вземане на решения.
Предимства на автоматизацията на човешките ресурси
По-ефективни процеси: Автоматизирането на рутинни и повтарящи се задачи позволява на специалистите по човешки ресурси да освободят време и ресурси, за да се съсредоточат върху стратегически дейности, които добавят стойност за организацията.
Подобрен опит на служителите: Чрез автоматизиране на процеси като въвеждане на нови служители, управление на работното време и присъствието и молби за отпуск се намалява административната тежест върху служителите, което им осигурява по-гладко и удовлетворяващо преживяване.
Достъп до информация в реално време: Автоматизацията улеснява достъпа до ключови данни и показатели, свързани със служителите, което позволява на екипите по човешки ресурси да вземат бързи и информирани решения за подобряване на управлението на талантите.
Намаляване на грешките и спазване на нормативните изисквания: Чрез елиминиране на ръчната намеса в процесите на човешките ресурси се намаляват човешките грешки и се осигурява по-точно спазване на трудовите политики и разпоредби.
По-малко отпадъци. Чрез автоматизиране на процесите отделите за човешки ресурси могат да намалят броя на документите, да намалят материалните разходи и ръчните работни процеси.
Вземане на решения въз основа на данни. Проследяването на данни за всички функции по човешки ресурси позволява на компаниите да анализират процесите и тяхната ефективност. Събраните данни могат да се използват за отчитане, измерване на проценти, анализ на опита на служителите и разпознаване на модели в данните. Тази информация може да се използва за създаване на най-добри практики.
Прозрачност и съгласуваност. Автоматизирането на работните потоци може да подобри прозрачността и да изясни ролите на персонала и служителите. Служителите могат лесно да правят промени в своите обезщетения или да подават отчети за разходи, когато процесите са автоматизирани. За компании с множество локации автоматизираните процеси могат да създадат последователни практики в областта на човешките ресурси в цялото предприятие.
Най-добри практики за сигурност. Управлението на слоевете за достъп позволява на компаниите да предоставят инструменти на служителите, които се нуждаят от тях, и да организират защитената информация.
Типични примери за автоматизирани процеси в областта на човешките ресурси
Някои задачи по управление на човешките ресурси, които могат да бъдат автоматизирани, са следните
Цифрово въвеждане в експлоатация: Чрез автоматизиране на процесите по въвеждане в експлоатация компаниите могат да рационализират създаването на потребителски акаунти, подписването на договори и предоставянето на въвеждащи материали, като осигуряват на новите служители по-ефективно и ефикасно въвеждане в експлоатация.
Самообслужване на служителите: Платформите за самообслужване позволяват на служителите да имат достъп до информация и да правят заявки, свързани с личните им данни, обезщетенията, заплатите и т.н., без да е необходима ръчна намеса от страна на екипите по човешки ресурси.
Автоматизация на работния процес: Чрез автоматизиране на работните потоци може да се подобри управлението на процеси като одобряване на заявки за отпуск, проследяване на изпълнението и управление на проекти, като се повиши ефективността и се оптимизира сътрудничеството между екипите.
Други специфични действия, които могат да бъдат автоматизирани:
- Администриране, например на документи и стандартизирани формуляри, включително ведомости за заплати, промени в заплатите и задачи, свързани с възнагражденията на служителите.
- Управление на обезщетенията, включително обезщетения, до които служителите имат достъп с помощта на инструменти за самообслужване.
- Напомняния по електронна поща, включително известия и бележки, които да бъдат изпращани на служителите.
- Набиране на нови служители, включително набиране на кандидати, въвеждане в работата и установяване на първия ден.
- Вътрешно набиране на служители, включително програми за препоръчване, повишаване на квалификацията на служителите и повишения в рамките на компанията.
- Въвеждане на служителите в експлоатация, включително създаване на достъп до софтуер, хардуер и обучение.
- Оттегляне на служителите: премахване на достъпа, организационно преструктуриране и насрочване на интервюта за напускане.
- Обучение и развитие, като например наблюдение на обучението на служителите и управление на техните умения.
- Регистриране на работното време, включително отработени часове, отпуск по болест, празници и лични отпуски.
- Изготвяне и обработка на данъчни формуляри, договори и споразумения за конфиденциалност.
- Преглед на правото на обезщетения и помощ при записване.
- Създаване и поддържане на досиета на служителите.
- Правителствени разпоредби, гарантиране, че служителите са запознати с насоките, които засягат тяхната работа, и гарантиране, че компанията спазва разпоредбите.
Автоматизацията помага на компаниите да спазват нормативните изисквания, като например трудови одити, здравословни и безопасни условия на труд на служителите или правителствени разпоредби, засягащи конкретна индустрия.
Предизвикателства при автоматизирането на работните процеси за управление на човешките ресурси.
Въпреки че автоматизацията на задачите в областта на човешките ресурси носи редица предимства за организацията, тя има своите предизвикателства и ограничения. Много от задачите в областта на човешките ресурси са свързани с лични проблеми, които изискват емоционална интелигентност и меки умения, като и двете изискват сложно взаимодействие с хората.
В MasterBase® разполагаме със стабилна платформа, която ще ви помогне да автоматизирате процесите си, просто, ефективно и на ниска цена, благодарение на Configware, която се състои в създаване на решения чрез конфигуриране на персонализирани процеси, бази данни и интерфейси, без да са необходими софтуерни разработчици или високо ниво на познания в областта на информационните технологии.
Освен това на ваше разположение е екип от експерти, които могат да разберат специфичните ви нужди и да ви предложат решения за автоматизация на човешките ресурси.
Спрете да губите време за ръчни задачи и се възползвайте от предимствата на автоматизацията, за да подобрите ефективността на бизнеса - разчитайте на MasterBase® и изведете бизнеса си на следващото ниво!
