W erze cyfrowej automatyzacja stała się podstawowym narzędziem poprawy wydajności i produktywności w obszarze HR (Human Resources), gdzie jej zdolność do przekształcania zarządzania procesami związanymi z pracownikami została już udowodniona.
W tym artykule zbadamy, w jaki sposób automatyzacja w HR może poprawić doświadczenia pracowników i omówimy wyzwania, przed którymi stoją organizacje podczas wdrażania tej technologii.
Automatyzacja w tym obszarze ułatwia zarządzanie ludźmi. Zwalniając czas, zespoły HR mogą zwiększyć produktywność i wartość dodaną dla firmy, pracując nad bardziej złożonymi zadaniami, takimi jak strategie i podejmowanie decyzji.
Zalety automatyzacji HR
Bardziej wydajne procesy: Automatyzacja rutynowych i powtarzalnych zadań pozwala specjalistom HR uwolnić czas i zasoby, aby mogli skupić się na strategicznych działaniach, które dodają wartości organizacji.
Lepsze doświadczenie pracowników: Dzięki automatyzacji procesów, takich jak wdrażanie nowych pracowników, zarządzanie czasem pracy i frekwencją oraz wnioskami urlopowymi, zmniejsza się obciążenie administracyjne pracowników, zapewniając im płynniejsze i bardziej satysfakcjonujące doświadczenie.
Dostęp do informacji w czasie rzeczywistym: Automatyzacja ułatwia dostęp do kluczowych danych i wskaźników związanych z pracownikami, umożliwiając zespołom HR podejmowanie szybkich, świadomych decyzji w celu poprawy zarządzania talentami.
Redukcja błędów i zgodność z przepisami: Eliminując ręczną interwencję w procesy HR, ogranicza się błędy ludzkie i zapewnia dokładniejszą zgodność z polityką pracy i przepisami.
Mniej odpadów. Automatyzując swoje procesy, działy HR mogą doświadczyć zmniejszenia ilości papierkowej roboty, obniżenia kosztów materiałów i ręcznego przepływu pracy.
Podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Śledzenie danych we wszystkich funkcjach HR pozwala firmom analizować procesy i ich skuteczność. Zebrane dane mogą być wykorzystywane do raportowania, pomiaru wskaźników, analizy doświadczeń pracowników i rozpoznawania wzorców w danych. Informacje te można wykorzystać do tworzenia najlepszych praktyk.
Przejrzystość i spójność. Automatyzacja przepływów pracy może poprawić przejrzystość i wyjaśnić role między personelem a pracownikami. Pracownicy mogą łatwo wprowadzać zmiany w swoich świadczeniach lub przesyłać raporty wydatków, gdy procesy są zautomatyzowane. W przypadku firm z wieloma lokalizacjami zautomatyzowane procesy mogą stworzyć spójne praktyki HR w całym przedsiębiorstwie.
Najlepsze praktyki bezpieczeństwa. Zarządzanie warstwami dostępu umożliwia firmom dostarczanie narzędzi pracownikom, którzy ich potrzebują oraz organizowanie chronionych informacji.
Typowe przykłady zautomatyzowanych procesów HR
Niektóre zadania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, które można zautomatyzować, są następujące
Cyfrowy onboarding: Automatyzując procesy onboardingu, firmy mogą usprawnić tworzenie kont użytkowników, podpisywanie umów i dostarczanie materiałów wprowadzających, zapewniając nowym pracownikom bardziej wydajne i skuteczne doświadczenie onboardingu.
Samoobsługa pracowników: Platformy samoobsługowe umożliwiają pracownikom dostęp do informacji i składanie wniosków związanych z ich danymi osobowymi, świadczeniami, listą płac itp. bez konieczności ręcznej interwencji zespołów HR.
Automatyzacja przepływu pracy: Dzięki automatyzacji przepływów pracy, procesy takie jak zatwierdzanie wniosków urlopowych, śledzenie wydajności i zarządzanie projektami mogą być lepiej zarządzane, zwiększając wydajność i optymalizując współpracę między zespołami.
Inne konkretne działania, które można zautomatyzować:
- Administracja, taka jak papierkowa robota i ustandaryzowane formularze, w tym listy płac, zmiany wynagrodzeń i zadania związane z wynagrodzeniami pracowników.
- Zarządzanie świadczeniami, w tym świadczeniami, do których pracownicy mogą uzyskać dostęp za pomocą narzędzi samoobsługowych.
- Przypomnienia e-mail, w tym powiadomienia i notatki wysyłane do pracowników.
- Rekrutacja nowych pracowników, w tym rekrutacja kandydatów, wdrożenie i konfiguracja pierwszego dnia pracy.
- Wewnętrzna rekrutacja pracowników, w tym programy poleceń, podnoszenie kwalifikacji pracowników i awanse wewnątrz firmy.
- Wdrażanie pracowników, w tym konfigurowanie dostępu do oprogramowania, sprzętu i szkoleń.
- Rezygnacja pracowników z pracy: uniemożliwienie dostępu, restrukturyzacja organizacyjna i planowanie rozmów z pracownikami.
- Szkolenia i rozwój, takie jak monitorowanie szkoleń pracowników i zarządzanie ich zestawami umiejętności.
- Rejestrowanie czasu pracy, w tym przepracowanych godzin, zwolnień lekarskich, urlopów i czasu wolnego.
- Przygotowywanie i przetwarzanie formularzy podatkowych, umów i umów o zachowaniu poufności.
- Weryfikacja uprawnień do świadczeń i pomoc w rejestracji.
- Tworzenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
- Regulacje rządowe, zapewnienie, że pracownicy są świadomi wytycznych, które mają wpływ na ich pracę i zapewnienie, że firma przestrzega przepisów.
Automatyzacja pomaga firmom przestrzegać przepisów, takich jak audyty pracy, bezpieczeństwo i higiena pracy pracowników lub przepisy rządowe dotyczące określonej branży.
Wyzwania związane z automatyzacją procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
Podczas gdy automatyzacja zadań HR przynosi szereg korzyści dla organizacji, istnieją wyzwania i ograniczenia związane z automatyzacją. Wiele zadań HR wiąże się z kwestiami osobistymi, które wymagają inteligencji emocjonalnej i umiejętności miękkich, z których oba wymagają złożonej interakcji międzyludzkiej.
W MasterBase® mamy solidną platformę, która pomoże Ci zautomatyzować Twoje procesy, w prosty, skuteczny i tani sposób, dzięki Configware, który polega na tworzeniu rozwiązań poprzez konfigurację niestandardowych procesów, baz danych i interfejsów, bez potrzeby korzystania z programistów lub wysokiego poziomu wiedzy w zakresie technologii informatycznych.
Ponadto, zespół ekspertów jest do Twojej dyspozycji, aby zrozumieć Twoje specyficzne potrzeby i zaoferować Ci rozwiązania z zakresu automatyzacji HR.
Przestań tracić czas na ręczne wykonywanie zadań i skorzystaj z zalet automatyzacji, aby poprawić wydajność biznesową - polegaj na MasterBase® i przenieś swój biznes na wyższy poziom!
