Nesta era digital, a automação tornou-se uma ferramenta fundamental para melhorar a eficiência e a produtividade na área de RH (Recursos Humanos), onde já foi comprovada a sua capacidade de transformar a gestão dos processos relacionados com os colaboradores.
Neste artigo, vamos explorar a forma como a automatização nos RH pode melhorar a experiência dos trabalhadores e discutir os desafios que as organizações enfrentam quando implementam esta tecnologia.
A automatização neste domínio facilita a gestão das pessoas. Ao libertarem tempo, as equipas de RH podem aumentar a produtividade e acrescentar valor à empresa, trabalhando em tarefas mais complexas, como a definição de estratégias e a tomada de decisões.
Vantagens da automatização dos RH
Processos mais eficientes: A automatização de tarefas rotineiras e repetitivas permite que os profissionais de RH libertem tempo e recursos para se concentrarem em actividades estratégicas que acrescentam valor à organização.
Melhoria da experiência dos empregados: Ao automatizar processos como a integração de novos empregados, a gestão do tempo e da assiduidade e os pedidos de férias, a carga administrativa dos empregados é reduzida, proporcionando-lhes uma experiência mais suave e satisfatória.
Acesso a informações em tempo real: A automatização facilita o acesso aos principais dados e métricas relacionados com os trabalhadores, permitindo às equipas de RH tomar decisões rápidas e informadas para melhorar a gestão de talentos.
Redução de erros e conformidade regulamentar: Ao eliminar a intervenção manual nos processos de RH, o erro humano é reduzido e é assegurada uma conformidade mais precisa com as políticas e regulamentos laborais.
Menos resíduos. Ao automatizar os seus processos, os departamentos de RH podem registar uma diminuição da papelada, reduzindo os custos de material e os fluxos de trabalho manuais.
Tomada de decisões com base em dados. O rastreio de dados em todas as funções de RH permite às empresas analisar os processos e a sua eficácia. Os dados recolhidos podem ser utilizados para elaborar relatórios, medir taxas, analisar a experiência dos empregados e reconhecer padrões nos dados. Esta informação pode ser utilizada para criar melhores práticas.
Transparência e coerência. A automatização dos fluxos de trabalho pode melhorar a transparência e clarificar as funções entre o pessoal e os empregados. Os empregados podem facilmente efetuar alterações aos seus benefícios ou apresentar relatórios de despesas quando os processos são automatizados. Para empresas com várias localizações, os processos automatizados podem criar práticas de RH consistentes em toda a empresa.
Melhores práticas de segurança. A gestão dos níveis de acesso permite às empresas fornecer ferramentas aos funcionários que delas necessitam e organizar as informações protegidas.
Exemplos típicos de processos automatizados de RH
Algumas tarefas de gestão de RH que podem ser automatizadas são as seguintes
Integração digital: Ao automatizar os processos de integração, as empresas podem simplificar a criação de contas de utilizador, a assinatura de contratos e a entrega de materiais de indução, proporcionando aos novos funcionários uma experiência de integração mais eficiente e eficaz.
Autosserviço aos empregados: As plataformas self-service permitem aos empregados aceder a informações e fazer pedidos relacionados com os seus dados pessoais, benefícios, folhas de pagamento, etc., sem necessidade de intervenção manual das equipas de RH.
Automatização do fluxo de trabalho: Ao automatizar os fluxos de trabalho, processos como a aprovação de pedidos de férias, o acompanhamento do desempenho e a gestão de projectos podem ser mais bem geridos, aumentando a eficiência e optimizando a colaboração entre equipas.
Outras acções específicas que podem ser automatizadas:
- Administração, como papelada e formulários normalizados, incluindo folhas de pagamento, alterações salariais e tarefas relacionadas com a remuneração dos trabalhadores.
- Gestão de benefícios, incluindo benefícios que podem ser acedidos pelos empregados através de ferramentas de autosserviço.
- Lembretes por correio eletrónico, incluindo notificações e memorandos a enviar aos empregados.
- Recrutamento de novos funcionários, incluindo o recrutamento de candidatos, a integração e o primeiro dia de trabalho.
- Recrutamento interno de trabalhadores, incluindo programas de referência, melhoria das competências dos trabalhadores e promoções dentro da empresa.
- Integração dos empregados, incluindo a definição do acesso ao software, hardware e formação.
- Desvinculação dos trabalhadores: supressão do acesso, reestruturação da organização e marcação de entrevistas de saída.
- Formação e desenvolvimento, como o acompanhamento da formação dos trabalhadores e a gestão das suas competências.
- Registo de tempo, incluindo horas trabalhadas, baixas por doença, férias e tempo livre.
- Preparação e processamento de formulários fiscais, contratos e acordos de confidencialidade.
- Análise da elegibilidade para as prestações e assistência na inscrição.
- Criação e manutenção de registos de empregados.
- Regulamentação governamental, assegurando que os empregados estão cientes das directrizes que afectam o seu trabalho e assegurando que a empresa cumpre a regulamentação.
A automatização ajuda as empresas a cumprir os regulamentos, tais como auditorias laborais, saúde e segurança dos trabalhadores ou regulamentos governamentais que afectam uma indústria específica.
Desafios da automatização dos fluxos de trabalho de gestão de RH.
Embora a automatização das tarefas de RH traga várias vantagens para uma organização, existem desafios e limites à automatização. Muitas das tarefas de RH envolvem questões pessoais que requerem inteligência emocional e competências transversais, ambas as quais exigem uma interação humana complexa.
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