I vår digitale tidsalder har automatisering blitt et viktig verktøy for å forbedre effektiviteten og produktiviteten på HR-området (Human Resources), der det allerede er bevist at det kan endre håndteringen av personalrelaterte prosesser.
I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan automatisering av HR-arbeidet kan forbedre medarbeideropplevelsen, og hvilke utfordringer organisasjoner står overfor når de implementerer denne teknologien.
Automatisering på dette området forenkler personalarbeidet. Ved å frigjøre tid kan HR-teamene øke produktiviteten og tilføre virksomheten merverdi ved å jobbe med mer komplekse oppgaver, som strategiarbeid og beslutningstaking.
Fordeler med HR-automatisering
Mer effektive prosesser: Ved å automatisere rutinemessige og repetitive oppgaver kan HR-medarbeidere frigjøre tid og ressurser til å fokusere på strategiske aktiviteter som tilfører organisasjonen verdi.
Forbedret medarbeideropplevelse: Ved å automatisere prosesser som onboarding av nyansatte, tids- og oppmøtestyring og permisjonsforespørsler reduseres den administrative byrden for de ansatte, noe som gir dem en smidigere og mer tilfredsstillende opplevelse.
Tilgang til sanntidsinformasjon: Automatisering gjør det lettere å få tilgang til viktige medarbeiderrelaterte data og beregninger, slik at HR-teamene kan ta raske og informerte beslutninger for å forbedre talentforvaltningen.
Reduksjon av feil og overholdelse av regelverk: Ved å eliminere manuell inngripen i HR-prosesser reduseres menneskelige feil, og man sikrer en mer nøyaktig overholdelse av arbeidslivsregler og forskrifter.
Mindre avfall. Ved å automatisere prosessene sine kan HR-avdelingene oppleve mindre papirarbeid, noe som reduserer materialkostnadene og den manuelle arbeidsflyten.
Datadrevet beslutningstaking. Sporing av data på tvers av alle HR-funksjoner gjør det mulig for bedrifter å analysere prosesser og deres effektivitet. Dataene som samles inn, kan brukes til å rapportere, måle resultater, analysere medarbeidernes erfaringer og gjenkjenne mønstre i dataene. Denne informasjonen kan brukes til å utvikle beste praksis.
Åpenhet og sammenheng. Automatisering av arbeidsflyten kan bidra til økt transparens og klarere roller mellom ansatte og medarbeidere. Når prosessene er automatiserte, kan de ansatte enkelt gjøre endringer i ytelsene sine eller sende inn reiseregninger. For bedrifter med flere lokasjoner kan automatiserte prosesser bidra til å skape en enhetlig HR-praksis på tvers av virksomheten.
Beste sikkerhetspraksis. Ved å administrere tilgangslag kan bedrifter gi verktøy til ansatte som trenger dem, og organisere beskyttet informasjon.
Typiske eksempler på automatiserte HR-prosesser
Noen av HR-administrasjonsoppgavene som kan automatiseres, er følgende
Digital onboarding: Ved å automatisere onboarding-prosesser kan bedrifter effektivisere opprettelsen av brukerkontoer, signering av kontrakter og levering av introduksjonsmateriell, noe som gir nyansatte en mer effektiv onboarding-opplevelse.
Selvbetjening for ansatte: Med selvbetjeningsplattformer kan de ansatte få tilgang til informasjon og komme med forespørsler om personopplysninger, ytelser, lønn osv. uten at HR-teamene trenger å gripe inn manuelt.
Automatisering av arbeidsflyten: Ved å automatisere arbeidsflyten kan prosesser som godkjenning av ferieforespørsler, resultatsporing og prosjektstyring styres bedre, noe som øker effektiviteten og optimaliserer samarbeidet mellom teamene.
Andre spesifikke handlinger som kan automatiseres:
- Administrasjon, for eksempel papirarbeid og standardiserte skjemaer, inkludert lønn, lønnsendringer og oppgaver knyttet til avlønning av ansatte.
- Fordelsadministrasjon, inkludert fordeler som de ansatte kan få tilgang til ved hjelp av selvbetjeningsverktøy.
- E-postpåminnelser, inkludert varsler og notater som skal sendes til de ansatte.
- Rekruttering av nye medarbeidere, inkludert rekruttering av kandidater, onboarding og første arbeidsdag.
- Intern rekruttering av medarbeidere, inkludert rekrutteringsprogrammer, kompetanseheving og forfremmelser innad i selskapet.
- Introduksjon av nye medarbeidere, inkludert konfigurering av tilgang til programvare, maskinvare og opplæring.
- Frigjøring av ansatte: fjerning av tilgang, organisatorisk omstrukturering og planlegging av avskjedssamtaler.
- Opplæring og utvikling, for eksempel oppfølging av medarbeidernes opplæring og styring av deres kompetanse.
- Timeregistrering, inkludert arbeidstimer, sykefravær, ferie og personlig avspasering.
- Utarbeidelse og behandling av skatteskjemaer, kontrakter og konfidensialitetsavtaler.
- Gjennomgang av berettigelse til ytelser og innmeldingshjelp.
- Opprettelse og vedlikehold av personalregister.
- Offentlige reguleringer, sikre at de ansatte kjenner til retningslinjene som påvirker arbeidet deres, og sørge for at selskapet overholder regelverket.
Automatisering hjelper bedrifter med å overholde lover og regler, for eksempel i forbindelse med arbeidsrevisjoner, ansattes helse og sikkerhet eller myndighetsreguleringer som berører en bestemt bransje.
Utfordringer med å automatisere arbeidsflyten i HR-administrasjonen.
Selv om automatisering av HR-oppgaver har mange fordeler for en organisasjon, finnes det også utfordringer og begrensninger. Mange HR-oppgaver involverer personlige problemstillinger som krever emosjonell intelligens og myke ferdigheter, og begge deler krever kompleks menneskelig interaksjon.
Med MasterBase® har vi en robust plattform som hjelper deg med å automatisere prosessene dine på en enkel og effektiv måte til en lav kostnad, takket være Configware, som består i å lage løsninger ved å konfigurere tilpassede prosesser, databaser og grensesnitt, uten behov for programvareutviklere eller høy kunnskap om informasjonsteknologi.
I tillegg står et team av eksperter til din disposisjon for å forstå dine spesifikke behov og tilby deg HR-automatiseringsløsninger.
Slutt å kaste bort tid på manuelle oppgaver, og dra nytte av fordelene ved automatisering for å forbedre effektiviteten i virksomheten - stol på MasterBase® og ta virksomheten din til neste nivå!
