V tomto digitálním věku se automatizace stala základním nástrojem pro zvýšení efektivity a produktivity v oblasti lidských zdrojů, kde se již prokázala její schopnost transformovat řízení procesů souvisejících se zaměstnanci.
V tomto článku se budeme zabývat tím, jak může automatizace v oblasti lidských zdrojů zlepšit zkušenosti zaměstnanců, a diskutovat o výzvách, kterým organizace při zavádění této technologie čelí.
Automatizace v této oblasti usnadňuje řízení lidí. Uvolněním času mohou HR týmy zvýšit produktivitu a přidat hodnotu podniku tím, že budou pracovat na složitějších úkolech, jako je tvorba strategií a rozhodování.
Výhody automatizace HR
Efektivnější procesy: Automatizace rutinních a opakujících se úkolů umožňuje personalistům uvolnit čas a zdroje a zaměřit se na strategické činnosti, které přinášejí organizaci přidanou hodnotu.
Zlepšení zkušeností zaměstnanců: Automatizací procesů, jako je nástup nových zaměstnanců, správa pracovní doby a docházky a žádosti o dovolenou, se snižuje administrativní zátěž zaměstnanců, což jim přináší hladší a spokojenější práci.
Přístup k informacím v reálném čase: Automatizace usnadňuje přístup ke klíčovým údajům a metrikám týkajícím se zaměstnanců a umožňuje týmům lidských zdrojů přijímat rychlá a informovaná rozhodnutí, která zlepšují řízení talentů.
Snížení chybovosti a dodržování předpisů: Eliminací manuálních zásahů do personálních procesů se snižuje počet lidských chyb a zajišťuje se přesnější dodržování pracovních zásad a předpisů.
Méně odpadu. Díky automatizaci procesů mohou personální oddělení snížit množství papírování, snížit náklady na materiál a manuální pracovní postupy.
Rozhodování založené na datech. Sledování dat napříč všemi funkcemi lidských zdrojů umožňuje společnostem analyzovat procesy a jejich efektivitu. Shromážděná data lze využít pro reporting, měření míry, analýzu zkušeností zaměstnanců a rozpoznávání vzorců v datech. Tyto informace lze využít k vytváření osvědčených postupů.
Transparentnost a soudržnost. Automatizace pracovních postupů může zvýšit transparentnost a vyjasnit role mezi pracovníky a zaměstnanci. Zaměstnanci mohou snadno provádět změny ve svých benefitech nebo podávat zprávy o výdajích, pokud jsou procesy automatizovány. U společností s více pobočkami mohou automatizované procesy vytvořit konzistentní postupy v oblasti lidských zdrojů v celém podniku.
Osvědčené bezpečnostní postupy. Správa přístupových vrstev umožňuje společnostem poskytovat nástroje zaměstnancům, kteří je potřebují, a organizovat chráněné informace.
Běžné příklady automatizovaných procesů v oblasti lidských zdrojů
Některé úkoly správy lidských zdrojů, které lze automatizovat, jsou následující.
Digitální onboarding: Automatizací onboardingových procesů mohou společnosti zefektivnit vytváření uživatelských účtů, podepisování smluv a doručování vstupních materiálů, a zajistit tak novým zaměstnancům efektivnější a účinnější nástup.
Samoobsluha pro zaměstnance: Samoobslužné platformy umožňují zaměstnancům přistupovat k informacím a podávat žádosti týkající se jejich osobních údajů, benefitů, mezd atd., aniž by museli HR týmy manuálně zasahovat.
Automatizace pracovních postupů: Automatizací pracovních postupů lze lépe řídit procesy, jako je schvalování žádostí o dovolenou, sledování výkonu a řízení projektů, což zvyšuje efektivitu a optimalizuje spolupráci mezi týmy.
Další specifické činnosti, které lze automatizovat:
- Administrativa, jako je papírování a standardizované formuláře, včetně výplatních pásek, změn platů a úkolů souvisejících s odměňováním zaměstnanců.
- Správa benefitů, včetně benefitů, ke kterým mají zaměstnanci přístup pomocí samoobslužných nástrojů.
- E-mailové upomínky, včetně oznámení a upomínek, které mají být zasílány zaměstnancům.
- Nábor nových zaměstnanců, včetně náboru kandidátů, nástupu do zaměstnání a nastavení prvního dne.
- Interní nábor zaměstnanců, včetně programů doporučování, zvyšování kvalifikace zaměstnanců a povyšování v rámci společnosti.
- Nástup zaměstnanců, včetně nastavení přístupu k softwaru, hardwaru a školení.
- Odchod zaměstnanců: zrušení přístupu, organizační restrukturalizace a plánování výstupních pohovorů.
- Školení a rozvoj, například sledování školení zaměstnanců a řízení jejich dovedností.
- Evidence pracovní doby, včetně odpracovaných hodin, nemocenské, dovolené a osobního volna.
- Příprava a zpracování daňových formulářů, smluv a dohod o mlčenlivosti.
- Přezkoumání nároku na dávky a pomoc při zápisu.
- Vytváření a vedení evidence zaměstnanců.
- Vládní nařízení, zajištění toho, aby zaměstnanci znali směrnice, které ovlivňují jejich práci, a zajištění toho, aby společnost dodržovala předpisy.
Automatizace pomáhá společnostem dodržovat předpisy, jako jsou audity práce, bezpečnost a ochrana zdraví zaměstnanců nebo vládní nařízení týkající se konkrétního odvětví.
Problémy automatizace pracovních postupů řízení lidských zdrojů.
Přestože automatizace úkolů v oblasti lidských zdrojů přináší organizaci řadu výhod, existuje řada výzev a omezení. Mnoho úkolů v oblasti lidských zdrojů zahrnuje osobní záležitosti, které vyžadují emoční inteligenci a měkké dovednosti, což obojí vyžaduje složitou interakci s lidmi.
V MasterBase® máme robustní platformu, která vám pomůže automatizovat vaše procesy, jednoduše, efektivně a s nízkými náklady, díky Configware, která spočívá ve vytváření řešení pomocí konfigurace přizpůsobených procesů, databází a rozhraní, aniž byste potřebovali softwarové vývojáře nebo vysokou úroveň znalostí v oblasti informačních technologií.
Kromě toho je vám k dispozici tým odborníků, kteří jsou schopni porozumět vašim specifickým potřebám a nabídnout vám řešení pro automatizaci lidských zdrojů.
Přestaňte ztrácet čas manuálními úkony a využijte výhod automatizace pro zvýšení efektivity podnikání - spolehněte se na MasterBase® a posuňte své podnikání na vyšší úroveň!
