V tomto digitálnom veku sa automatizácia stala základným nástrojom na zvýšenie efektívnosti a produktivity v oblasti ľudských zdrojov, kde sa už preukázala jej schopnosť transformovať riadenie procesov súvisiacich so zamestnancami.
V tomto článku sa budeme zaoberať tým, ako môže automatizácia v oblasti ľudských zdrojov zlepšiť skúsenosti zamestnancov, a rozoberieme výzvy, ktorým organizácie čelia pri zavádzaní tejto technológie.
Automatizácia v tejto oblasti uľahčuje riadenie ľudí. Uvoľnením času môžu tímy ľudských zdrojov zvýšiť produktivitu a pridať hodnotu podniku tým, že budú pracovať na zložitejších úlohách, ako je tvorba stratégií a rozhodovanie.
Výhody automatizácie ľudských zdrojov
Efektívnejšie procesy: Automatizácia rutinných a opakujúcich sa úloh umožňuje personalistom uvoľniť čas a zdroje, aby sa mohli sústrediť na strategické činnosti, ktoré prinášajú organizácii pridanú hodnotu.
Zlepšenie skúseností zamestnancov: Automatizáciou procesov, ako je nástup nových zamestnancov, správa pracovného času a dochádzky a žiadosti o dovolenku, sa znižuje administratívna záťaž zamestnancov, ktorí tak získavajú plynulejšie a spokojnejšie služby.
Prístup k informáciám v reálnom čase: Automatizácia uľahčuje prístup ku kľúčovým údajom a metrikám týkajúcim sa zamestnancov, čo umožňuje tímom ľudských zdrojov prijímať rýchle a informované rozhodnutia na zlepšenie riadenia talentov.
Zníženie počtu chýb a dodržiavanie predpisov: Odstránením manuálnych zásahov do procesov ľudských zdrojov sa znižuje počet ľudských chýb a zabezpečuje sa presnejšie dodržiavanie pracovných politík a predpisov.
Menej odpadu. Automatizáciou procesov môžu personálne oddelenia znížiť množstvo papierovania, znížiť materiálové náklady a manuálne pracovné postupy.
Rozhodovanie na základe údajov. Sledovanie údajov vo všetkých funkciách ľudských zdrojov umožňuje spoločnostiam analyzovať procesy a ich efektívnosť. Zozbierané údaje možno použiť na podávanie správ, meranie miery, analýzu skúseností zamestnancov a rozpoznávanie vzorcov v údajoch. Tieto informácie možno využiť na vytvorenie osvedčených postupov.
Transparentnosť a súdržnosť. Automatizácia pracovných postupov môže zvýšiť transparentnosť a vyjasniť úlohy medzi zamestnancami a pracovníkmi. Ak sú procesy automatizované, zamestnanci môžu ľahko vykonávať zmeny vo svojich benefitoch alebo predkladať správy o výdavkoch. V prípade spoločností s viacerými pobočkami môžu automatizované procesy vytvoriť konzistentné postupy v oblasti ľudských zdrojov v celom podniku.
Najlepšie bezpečnostné postupy. Správa prístupových vrstiev umožňuje spoločnostiam poskytovať nástroje zamestnancom, ktorí ich potrebujú, a organizovať chránené informácie.
Typické príklady automatizovaných procesov v oblasti ľudských zdrojov
Niektoré úlohy riadenia ľudských zdrojov, ktoré možno automatizovať, sú tieto
Digitálny onboarding: Automatizáciou onboardingových procesov môžu spoločnosti zefektívniť vytváranie používateľských účtov, podpisovanie zmlúv a doručovanie úvodných materiálov, čím novým zamestnancom poskytnú efektívnejší a účinnejší nástup.
Samoobsluha zamestnancov: Samoobslužné platformy umožňujú zamestnancom pristupovať k informáciám a zadávať požiadavky týkajúce sa ich osobných údajov, výhod, miezd atď. bez potreby manuálneho zásahu zo strany personálnych tímov.
Automatizácia pracovných postupov: Automatizáciou pracovných postupov možno lepšie riadiť procesy, ako je schvaľovanie žiadostí o dovolenku, sledovanie výkonnosti a riadenie projektov, čím sa zvyšuje efektívnosť a optimalizuje spolupráca medzi tímami.
Ďalšie špecifické činnosti, ktoré možno automatizovať:
- administratíva, ako napríklad papierovanie a štandardizované formuláre vrátane výplatných pások, zmien platov a úloh súvisiacich s odmeňovaním zamestnancov.
- Správa výhod vrátane výhod, ku ktorým majú zamestnanci prístup pomocou samoobslužných nástrojov.
- E-mailové pripomenutia vrátane oznámení a poznámok, ktoré sa majú posielať zamestnancom.
- Nábor nových zamestnancov vrátane náboru uchádzačov, nástupu do zamestnania a nastavenia prvého dňa.
- Interný nábor zamestnancov vrátane programov odporúčaní, zvyšovania kvalifikácie zamestnancov a povyšovania v rámci spoločnosti.
- Nástup zamestnancov vrátane nastavenia prístupu k softvéru, hardvéru a školenia.
- Odchod zamestnancov: zrušenie prístupu, organizačná reštrukturalizácia a plánovanie výstupných pohovorov.
- Školenia a rozvoj, napríklad monitorovanie školení zamestnancov a riadenie ich zručností.
- Evidencia pracovného času vrátane odpracovaných hodín, práceneschopnosti, dovolenky a osobného voľna.
- Príprava a spracovanie daňových formulárov, zmlúv a dohôd o mlčanlivosti.
- Preskúmanie oprávnenosti na dávky a pomoc pri registrácii.
- Vytváranie a vedenie záznamov o zamestnancoch.
- vládne nariadenia, zabezpečenie toho, aby zamestnanci poznali usmernenia, ktoré ovplyvňujú ich prácu, a zabezpečenie toho, aby spoločnosť dodržiavala predpisy.
Automatizácia pomáha spoločnostiam dodržiavať predpisy, ako sú audity práce, bezpečnosť a ochrana zdravia zamestnancov alebo vládne nariadenia týkajúce sa konkrétneho odvetvia.
Výzvy automatizácie pracovných postupov riadenia ľudských zdrojov.
Hoci automatizácia úloh v oblasti ľudských zdrojov prináša organizácii viacero výhod, existujú aj výzvy a obmedzenia automatizácie. Mnohé úlohy v oblasti ľudských zdrojov zahŕňajú osobné záležitosti, ktoré si vyžadujú emocionálnu inteligenciu a mäkké zručnosti, pričom obe si vyžadujú komplexnú interakciu s ľuďmi.
V MasterBase® máme robustnú platformu, ktorá vám pomôže automatizovať vaše procesy jednoducho, efektívne a s nízkymi nákladmi vďaka Configware, ktorá spočíva vo vytváraní riešení konfiguráciou prispôsobených procesov, databáz a rozhraní bez potreby softvérových vývojárov alebo vysokej úrovne znalostí v oblasti informačných technológií.
Okrem toho je vám k dispozícii tím odborníkov, ktorí sú schopní pochopiť vaše špecifické potreby a ponúknuť vám riešenia na automatizáciu ľudských zdrojov.
Prestaňte strácať čas manuálnymi úlohami a využite výhody automatizácie na zvýšenie efektivity podnikania - spoľahnite sa na MasterBase® a posuňte svoje podnikanie na vyššiu úroveň!
