En esta era digital, la automatización se ha convertido en una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia y la productividad en el área de RR.HH. (Recursos Humanos), donde ya está probada su capacidad para transformar la gestión de los procesos relacionados con los trabajadores.
En este artículo, exploraremos cómo la automatización en RR.HH. puede mejorar la experiencia del empleado y analizaremos los desafíos a los que se enfrentan las organizaciones al implementar esta tecnología.
La automatización en esta área facilita la gestión del personal. Al liberar tiempo, los equipos de RR.HH. pueden aumentar la productividad y añadir valor a la empresa trabajando en tareas más complejas, como la elaboración de estrategias y la toma de decisiones.
Ventajas de la automatización de RR.HH.
Procesos más eficientes: La automatización de tareas rutinarias y repetitivas permite a los profesionales de RR.HH. liberar tiempo y recursos para enfocarse en actividades estratégicas que agregan valor a la organización.
Experiencia del empleado mejorada: Al automatizar procesos como la incorporación de nuevos empleados, la gestión del tiempo y la asistencia, y la solicitud de vacaciones, se reduce la carga administrativa sobre los empleados, lo que les brinda una experiencia más fluida y satisfactoria.
Acceso a información en tiempo real: La automatización facilita el acceso a datos y métricas clave relacionadas con los empleados, lo que permite a los equipos de RR.HH. tomar decisiones fundamentadas y rápidas para mejorar la gestión del talento.
Reducción de errores y cumplimiento normativo: Al eliminar la intervención manual en los procesos de RR.HH., se reducen los errores humanos y se garantiza un cumplimiento más preciso de las políticas y regulaciones laborales.
Menos despilfarro. Al automatizar sus procesos, los departamentos de RR.HH. pueden experimentar una disminución del papeleo, lo que reduce los costes de material y los flujos de trabajo manuales.
Toma de decisiones basada en datos. El seguimiento de los datos en todas las funciones de RR.HH. permite a las empresas analizar los distintos procesos y su eficacia. Los datos recopilados pueden utilizarse para realizar informes, medir índices, analizar la experiencia de los empleados y reconocer patrones en los datos. Esta información puede utilizarse para crear mejores prácticas.
Transparencia y coherencia. Automatizar los flujos de trabajo puede mejorar la transparencia y clarificar las funciones entre el personal y los empleados. Los empleados pueden realizar fácilmente cambios en sus prestaciones o enviar informes de gastos cuando los procesos están automatizados. Para las empresas con varias sedes, los procesos automatizados pueden crear prácticas de RR.HH. coherentes en toda la empresa.
Mejores prácticas de seguridad. Gestionar las capas de acceso permite a las empresas proporcionar herramientas a los empleados que las necesitan y organizar la información protegida.
Ejemplos habituales de procesos de RR.HH. automatizados
Algunas tareas de gestión de RR.HH. que pueden automatizarse son las siguientes
Onboarding digital: Mediante la automatización de los procesos de incorporación, las empresas pueden agilizar la creación de cuentas de usuario, la firma de contratos y la entrega de materiales de inducción, brindando a los nuevos empleados una experiencia de bienvenida más eficiente y efectiva.
Autoservicio del empleado: Las plataformas de autoservicio permiten a los empleados acceder a información y realizar solicitudes relacionadas con sus datos personales, beneficios, nóminas, entre otros, sin la necesidad de intervención manual de los equipos de RR.HH.
Automatización del flujo de trabajo: Al automatizar los flujos de trabajo, se puede mejorar la gestión de procesos como la aprobación de solicitudes de vacaciones, el seguimiento de desempeño y la gestión de proyectos, lo que aumenta la eficiencia y optimiza la colaboración entre los equipos.
Otras acciones específicas que se puede automatizar:
- La administración, como el papeleo y los formularios estandarizados, incluidas las nóminas, los cambios salariales y las tareas relacionadas con la remuneración de los empleados.
- Gestión de prestaciones, incluidas las prestaciones a las que pueden acceder los empleados con herramientas de autoservicio.
- Recordatorios por email, incluidas las notificaciones y memorandos que deba enviarse a los empleados.
- La contratación de nuevos empleados, que incluye la captación de candidatos, la contratación y la configuración del primer día.
- La contratación interna de empleados, incluidos los programas de recomendación, la mejora de las capacidades de los empleados y los ascensos dentro de la empresa.
- La incorporación de los empleados, que incluye la configuración del acceso a los programas, el hardware y la formación.
- Desvinculación de los empleados: eliminación de accesos, reestructuración organizativa y programación de entrevistas de salida.
- Formación y desarrollo, como el seguimiento de la capacitación de los empleados y la gestión del conjunto de sus habilidades.
- Registro del tiempo, incluidas las horas trabajadas, los días de baja por enfermedad, las vacaciones y el tiempo libre personal.
- Preparación y tramitación de formularios fiscales, contratos y acuerdos de confidencialidad.
- Revisión de la elegibilidad para las prestaciones y ayuda en la inscripción.
- Creación y mantenimiento de registros de empleados.
- Normativa gubernamental, asegurándose de que los empleados conocen las directrices que afectan su trabajo y garantizando que la empresa cumple la normativa.
La automatización ayuda a las empresas a cumplir las normativas, como las auditorías laborales, la seguridad y salud de los empleados o las regulaciones gubernamentales que afectan a un sector específico.
Retos de la automatización de los flujos de trabajo de gestión de RR.HH.
Aunque la automatización de las tareas de RR.HH. aporta varias ventajas a una organización, existen retos y límites a la automatización. Muchas tareas de RR.HH. implican asuntos personales que necesitan inteligencia emocional y habilidades blandas, y ambas requieren una compleja interacción humana.
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