Exemples de solutions en matière de ressources humaines
Concentrez-vous sur les personnes avec lesquelles vous travaillez, et non sur leur rôle.
Exemples de solutions en matière de ressources humaines
Concentrez-vous sur les personnes avec lesquelles vous travaillez, et non sur leur rôle.
Libérer du temps pour des tâches redondantes et le réorienter vers le développement des équipes
Dans le cadre de l'administration toujours complexe des ressources humaines d'une organisation, l'un des aspects les plus sensibles est la coordination des congés du personnel.
Il comporte de multiples variables, telles que le nombre de jours disponibles pour chaque employé, les dates de départ et de retour de ceux qui sont remplacés dans la même fonction, ainsi que le processus administratif correspondant de demandes, d'approbations, de modifications éventuelles et de comptabilisation finale des jours pris.
Contrairement à ce que l'on pourrait croire, et pour diverses raisons, il est très fréquent que les jours de congé ne soient pas comptabilisés dans les systèmes de gestion de l'entreprise. Cette situation est d'autant plus complexe que, comme le prévoit la réglementation, les congés accumulés par le travailleur doivent être payés en espèces.
EXEMPLE
Une multinationale employant 110 personnes a constaté de graves lacunes dans son système de contrôle des congés, principalement imputables à la procédure bureaucratique d'autorisation.
Le processus est familier : le salarié demande un certain nombre de jours de congé à son supérieur hiérarchique, qui l'accepte ou le refuse en fonction des congés du reste de l'équipe, et envoie un avis au service du personnel.
Mais ces avis, qui proviennent de différentes agences dans divers pays, n'arrivent pas toujours à destination ou ne sont pas correctement comptabilisés. Elle a donc décidé d'automatiser le processus.
DÉFI
Veiller à ce que la gestion des congés du personnel soit effectuée sur la base d'informations actualisées et dans des délais très courts.
SOLUTION
L'entreprise a téléchargé sur MasterBase® toutes les informations relatives à son personnel, la date d'embauche, l'ancienneté, l'intitulé du poste, la région, la fonction et le nombre total de congés disponibles par an.
Il a ensuite établi certaines règles, telles que la prévention du chevauchement des dates de vacances avec un pair ou avec son patron et l'établissement de périodes de forte, moyenne et faible demande.
L'étape suivante a consisté à mettre en place un processus d'approbation automatisé. L'employé demande un congé en remplissant un formulaire dans un compte MasterBase® créé à cet effet, ce qui déclenche l'envoi d'un message à son supérieur.
Une fois la demande approuvée, le processus envoie une notification aux RH ; si nécessaire, les RH procèdent à des ajustements conformément aux règles définies et modifient finalement la base de données, en déduisant les jours de congé autorisés et en mettant à jour le solde disponible.
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